zanim zdecydujesz się na outsourcing kompetencji IT

Outsourcing kompetencji IT to decyzja strategiczna. Może przyspieszyć rozwój firmy, odciążyć zespół i ułatwić realizację projektów, których nie da się obsłużyć wewnętrznie. Ale jak każda decyzja o dużym znaczeniu biznesowym – wymaga przygotowania.

Zanim podpiszesz umowę z firmą outsourcingową, warto zatrzymać się na chwilę i odpowiedzieć sobie na kilka pytań. Nie chodzi tylko o koszty. Chodzi o to, byś miał pełną świadomość, jak outsourcing wpłynie na Twój zespół, projekt i budżet.

W tym artykule znajdziesz 5 kluczowych tematów, które pomogą Ci mądrze przygotować się do rozmowy z dostawcą usług IT.

Na koniec artykułu – bonus do pobrania – lista kontrolna zagadnień

 

Outsourcing kompetencji IT to korzystanie z wiedzy i doświadczenia specjalistów zewnętrznej firmy bez konieczności ich zatrudniania na stałe. Nie przekazujesz całego projektu, ale uzupełniasz zespół o konkretne kompetencje – np. programistów, analityków, testerów, administratorów.

Najczęściej wybierany jest, gdy:

• trzeba szybko rozbudować zespół bez długiego procesu rekrutacji,

• projekt wymaga specjalistycznej wiedzy, której brakuje w firmie,

• zakres prac jest czasowy i nie uzasadnia nowego etatu.

Outsourcing kompetencji IT daje elastyczność, oszczędność czasu i kosztów, a także możliwość dostępu do wiedzy, której rozwinięcie wewnętrznie byłoby zbyt drogie lub długotrwałe.

 

Zobacz również:

Outsourcing IT – wady i zalety

Outsourcing usług IT – kluczowe aspekty wyboru dostawcy

 

Podążanie za trendami nie zawsze się opłaca. Outsourcing nie jest rozwiązaniem uniwersalnym, warto jasno określić powody, dla których rozważasz to rozwiązanie.

Z doświadczenia naszych klientów wynika, że outsourcing wybierają, gdy:

• potrzebują szybko zwiększyć zasoby programistyczne do projektu,

• chcą zrealizować krótki projekt bez tworzenia nowych etatów,

• projekt zmienił kierunek i wymaga innych umiejętności, niż posiadają obecni pracownicy,

• chcą odciążyć zespół i skrócić czas wdrożenia produktu.

Zanim rozpoczniesz rozmowy z dostawcami, odpowiedz sobie:
👉 Czy celem jest oszczędność kosztów, dostęp do wiedzy, czy przyspieszenie projektu?
👉 Czy Twój zespół ma zasoby, by prowadzić projekt samodzielnie?

Dobrze zdefiniowane potrzeby ułatwią rozmowy z partnerem i pozwolą dopasować model współpracy.

Zanim rozpoczniesz outsourcing kompetencji IT, warto dokładnie przeanalizować, jakie umiejętności są potrzebne do realizacji projektu i których brakuje w zespole.

Przykładowe sytuacje:

• Jeśli pracownikowi brakuje tylko jednej technologii, może wystarczyć szkolenie.
  Szkolenie, nawet kosztowne, często jest tańsze niż kilku miesięcy współpracy z konsultantem.

• Jeśli natomiast projekt wymaga większego zespołu, outsourcing pozwoli Ci szybko uzupełnić braki bez obciążania HR-ów i zespołu rekrutacyjnego.

Dobra praktyka:
💡 Stwórz listę kompetencji niezbędnych do projektu i oznacz te, które możesz pozyskać z rynku.
💡 Zapytaj firmę outsourcingową o rekomendacje, często przedstawi 2–3 ekspertów, których możesz dopasować do swojego zespołu.

Nasza rada:
Wybierz outsourcing wtedy, gdy:

• brakujące kompetencje mają kluczowe znaczenie dla projektu,

• nie masz zasobów na rekrutację,

• nie jesteś pewien, czy po projekcie utrzymasz pełne zatrudnienie.

 

Zobacz również: Sposoby na obniżenie kosztów rekrutacji

 

To jedno z pytań, które najczęściej pojawia się na spotkaniach z klientami. Konsultanci outsourcingu IT mogą pracować:

• off-site (zdalnie),

• on-site (w siedzibie klienta),

• lub w modelu hybrydowym, który łączy oba podejścia.

 

Model off-site (zdalny)

✅ Zalety:

• brak kosztów biura i stanowisk pracy,

• dostęp do szerszej puli specjalistów z całej Polski (lub spoza kraju).

⚠️ Wyzwania:

• utrudniona integracja i przepływ wiedzy,

• dłuższe wdrożenie i konieczność dopracowania komunikacji.

 

Model on-site (na miejscu)

✅ Zalety:

• szybsza komunikacja,

• łatwiejsze wdrożenie i transfer know-how,

• lepsza integracja z zespołem.

⚠️ Wyzwania:

• ograniczenie do specjalistów lokalnych,

• wyższe koszty biurowe.

 

Coraz częściej – model hybrydowy

Większość naszych klientów wybiera dziś model hybrydowy: konsultant kilka dni w miesiącu pracuje w biurze klienta, a pozostały czas zdalnie. To kompromis między integracją a elastycznością.

Warto też omówić kwestię sprzętu i oprogramowania – czy konsultanci będą korzystać z własnych urządzeń, czy ze sprzętu firmowego. Wpływa to zarówno na bezpieczeństwo danych, jak i na ostateczny koszt współpracy.

Zanim podpiszesz umowę, zastanów się:

• Za co dokładnie będzie odpowiadał konsultant?

• Do jakich danych będzie miał dostęp?

• Co będzie miernikiem sukcesu współpracy?

Umowa NDA – ochrona poufnych informacji

Jeśli projekt wymaga poufności, nie wahaj się podpisać umowy NDA (Non-disclosure Agreement). Chroni ona zarówno Ciebie, jak i dostawcę. Dzięki temu możecie rozmawiać o projekcie otwarcie, bez ryzyka ujawnienia wrażliwych informacji.

Umowa SLA — mierniki jakości i odpowiedzialność

Warto też spisać szczegóły współpracy w SLA (Service Level Agreement) – umowie, która określa standardy jakości usług, czasy reakcji, zakres odpowiedzialności i mierniki sukcesu. To dokument, który ułatwia rozliczanie efektów pracy.

Przeczytaj również: Jak zadbać o bezpieczeństwo danych w outsourcingu IT?

 

Nie musisz znać ostatecznej kwoty już na początku, ale warto zrobić wstępne kalkulacje.

Co wziąć pod uwagę przy kalkulacjach

Weź pod uwagę:

• wynagrodzenie konsultantów,

• koszty sprzętu, oprogramowania i licencji,

• ewentualne koszty biurowe (przy modelu on-site),

• koszty administracyjne i operacyjne.

Modele rozliczeń z firmą outsourcingową

Zapytaj dostawcę, jak wygląda model rozliczeń:

• czy stawka jest godzinowa, czy ryczałtowa,

• czy obejmuje sprzęt i licencje,

• czy doliczane są dodatkowe koszty (np. szkolenia, narzędzia).

Jeśli cena wydaje Ci się za niska – dopytaj, co obejmuje usługa. Jeśli za wysoka – poproś o rozbicie kosztów. Dobre firmy outsourcingowe potrafią szczegółowo wyjaśnić strukturę stawek.

Dzięki dobrze przygotowanemu budżetowi łatwiej ocenisz, czy outsourcing faktycznie przyniesie oszczędności.

 

Outsourcing kompetencji IT to nie tylko współpraca z konsultantami, ale też wdrożenie zewnętrznej firmy w kulturę i sposób działania Twojej organizacji. Dlatego wybór partnera ma kluczowe znaczenie.

Nasza rada:

• porozmawiaj z kilkoma dostawcami (3-4 firmy),

• porównaj nie tylko oferty, ale też sposób komunikacji, styl pracy i wartości,

• sprawdź opinie o firmie – także od pracowników, nie tylko klientów.

Dobrze dobrany partner outsourcingowy to taki, którego kultura organizacyjna jest zbliżona do Twojej. Dzięki temu współpraca przebiega płynniej, a konsultanci szybciej stają się częścią zespołu.

 

Outsourcing kompetencji IT to elastyczne i skuteczne rozwiązanie dla firm, które chcą rozwijać się szybciej bez zwiększania etatów.
Aby współpraca przyniosła realne efekty, warto wcześniej przemyśleć:

1. Dlaczego go potrzebujesz,

2. Jakich kompetencji szukasz,

3. Jak chcesz, by wyglądała praca konsultantów,

4. Jak zabezpieczyć dane i odpowiedzialność,

5. Jak zaplanować budżet.

Dzięki temu łatwiej ocenisz, czy outsourcing będzie faktycznie korzystny i jakiego partnera warto wybrać.

Na zakończenie przygotowaliśmy checklistę tematów, które warto omówić przed pierwszym spotkaniem z firmą outsourcingową.
📋 Pobierz ją i wejdź do rozmowy z dostawcą jak równy z równym.