Outsourcing IT - wady i zalety

Katarzyna Bodziony
Katarzyna Bodziony
22.03.2021

Coraz więcej firm, którym zależy na optymalizacji kosztów, sięga po outsourcing. Oddelegowanie części procesów zewnętrznej firmie pozwala nie tylko na oszczędności, ale także na poprawę wydajności i jakości obsługi informatycznej oraz uniknięcie znacznego ryzyka. Jak działa outsourcing IT i jakie są jego wady i zalety?

Jak działa outsourcing IT?

W skrócie, outsourcing IT polega na oddelegowaniu części zadań zewnętrznej firmie, która jest wyspecjalizowana w danym typie usług i procesów. Organizacje decydują się na taki krok z różnych powodów. Najczęstszym jest brak odpowiednich zasobów i infrastruktury informatycznej in-house oraz chęć uniknięcia wysokich kosztów rekrutacji. Outsourcingiem mogą zostać objęte różne działania, związane przykładowo z administrowaniem serwerami, siecią komputerową, usuwaniem usterek czy serwisowaniem sprzętu. Zlecenie problematycznych zadań odpowiednio dobranemu partnerowi najczęściej sprawia, że są one wykonywane szybciej, taniej i sprawniej.

Warto zaznaczyć jednak, że współpraca z outsourcerem nie polega na doraźnym zlecaniu zadań, ale ma charakter długofalowy. Firmy korzystające z outsourcingu zazwyczaj decydują się na oddelegowanie wybranych procesów na stałe lub na z góry określony, ale zawsze długi okres. W takim układzie to dostawca usługi jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwo informatycznego, zatrudnianie i szkolenie pracowników oraz zakup niezbędnego sprzętu.

Modele outsourcingu

Istnieją różne modele i metody klasyfikacji outsourcingu IT – wady i zalety wynikają także z ich właściwego dopasowania do organizacji. Wybór odpowiedniego rozwiązania zawsze zależy jednak od indywidualnych potrzeb konkretnej firmy: rodzaju i ilości procesów, które chce oddelegować, posiadanych przez nią zasobów ludzkich i materialnych oraz celów, które chce w ten sposób osiągnąć.

Outsourcing IT możemy podzielić na outsourcing pełny i selektywny. W pierwszym przypadku cała infrastruktura IT oraz jej obsługa zostają przeniesione do siedziby outsourcera. W drugim (i najbardziej powszechnym) do outsourcingu wybierane są konkretne procesy. Zazwyczaj nie są to zadania kluczowe dla funkcjonowania i rozwoju firmy, lecz takie, które realizowane in-house wymagają dużej ilości czasu i zasobów, a z łatwością mogą być wykonywane przez kogoś innego.

Drugi sposób klasyfikacji to podział na outsourcing pracowników oraz body leasing. W pierwszym przypadku to oustourcer buduje zespół klienta w swojej siedzibie. W drugim, firma wynajmuje od outsourcera specjalistów posiadających określone kompetencje do współpracy przy konkretnym projekcie. Dzięki takiemu rozwiązaniu organizacja nie musi prowadzić kosztownej rekrutacji, a następnie rozwiązywać umowy z pracownikiem po zakończeniu projektu. W ten sposób zmniejsza też ryzyko zatrudnienia osoby o niedopasowanych kompetencjach, co często zdarza się w przypadku firm mniej doświadczonych technologicznie. Wszystkie formalności pozostają wówczas po stronie firmy delegującej pracowników, a zatrudnienie w takim modelu daje ogromną elastyczność.

W przypadku outsourcingu istotna jest także lokalizacja siedziby firmy, z którą podejmuje się współpracę. W ten sposób wyróżniamy nearshoring offshoring. Nearshoring polega na oddelegowaniu zadań do miejsca położonego stosunkowo blisko siedziby klienta (np. innego kraju europejskiego). W przypadku offshoringu siedziba outsourcera zazwyczaj znajduje się w odległej lokalizacji, takiej jak Indie lub Filipiny. Tego rodzaju zabieg pozwala firmom na znaczne oszczędności, choć bariera geograficzna i językowa niesie ze sobą pewne ryzyko.

Jeśli nie jesteś pewny, jaki model outsourcingu będzie odpowiedni dla Ciebie, możesz skontaktować się z nami. Jako doświadczony outsourcer przeanalizujemy Twoje potrzeby i pomożemy Ci wybrać właściwe rozwiązania.

Ile kosztuje outsourcing IT?

Trudno jest jednoznacznie określić, ile kosztuje outsourcing IT – wady i zalety dotyczą także kosztów i sposobów ich określenia. Zależą one od wielu czynników, takich jak wybrany model i zakres współpracy, rodzaj usługi, sprzęt potrzebny do jej realizacji oraz liczba zatrudnionych pracowników. Zazwyczaj stosuje się rozliczenie godzinowe lub za określoną część etatu. Niekiedy wycenia się też konkretne zadania i usługi. Wszelkie ustalenia finansowe i techniczne są następnie spisywane w formie dokumentu SLA (Service Level Agreement).

Nie można jednak zapominać, że najczęstszą przyczyną korzystania z outsourcingu jest optymalizacja kosztów. Zazwyczaj delegowanie zadań jest więc znacznie tańsze niż samodzielne prowadzenie rekrutacji, zakup sprzętu i oprogramowania oraz organizowanie szkoleń dla pracowników. Zatrudnienie zespołu wiąże się nie tylko z kosztami samej wypłaty. To także konieczność zapewnienia miejsca i narzędzi do pracy, służbowego telefonu, laptopa, dodatków okołopłacowych oraz organizacji zastępstwa w przypadku tymczasowej nieobecności pracownika. Co więcej, zarówno umiejętności członków zespołu, jak i infrastruktura IT wymagają ciągłej aktualizacji i nieustannej poprawy wydajności, co zazwyczaj pochłania znaczną część budżetu.

Zbudowanie zespołu IT in-house jest więc bardzo kosztowne, wymagające wielu kompetencji, a co za tym idzie – także ryzykowne. Firmy oferujące outsourcing IT mają już z kolei niezbędne doświadczenie w rekrutacji, prowadzeniu i optymalizacji procesów oraz zbudowane solidne relacje biznesowe z partnerami technologicznymi. Często po dokładnej kalkulacji okazuje się więc, że dzięki outsourcingowi można uzyskać o wiele lepsze efekty. Zadania wykonywane są wówczas szybciej, taniej i wydajniej, a ryzyko związane z nieudaną rekrutacją czy zakupem nietrafionego sprzętu zredukowane do minimum.

Aby jednak outsourcing IT działał sprawnie i przynosił wymierne korzyści, ważne jest, aby starannie dobrać partnera. Powinien on specjalizować się w danym zakresie usług lub branży, w której działasz. Jeśli wciąż nie zdecydowałeś się na współpracę z konkretnym outsourcerem, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy Ci przeanalizować Twoje potrzeby, podpowiemy, na jaki model outsourcingu powinieneś się zdecydować oraz z jakiego rodzaju firmą podjąć współpracę.

 

Powyższy artykuł „Outsourcing IT – wady i zalety” nie wyczerpuje w pełni tematu, ale wierzymy że dał Ci pogląd na to jak dobrze przygotować się do korzystania z tej usługi w Twojej organizacji.