Outsourcing IT - wady i zalety

Katarzyna Bodziony
22.03.2021

Coraz więcej firm, którym zależy na optymalizacji kosztów, sięga po outsourcing. Oddelegowanie części procesów zewnętrznej firmie pozwala nie tylko na oszczędności, ale także na poprawę wydajności i jakości obsługi informatycznej oraz uniknięcie znacznego ryzyka. Jak działa outsourcing IT i jakie są jego wady i zalety?

Jak działa outsourcing IT?

W skrócie, outsourcing IT polega na oddelegowaniu części zadań zewnętrznej firmie, która jest wyspecjalizowana w danym typie usług i procesów. Organizacje decydują się na taki krok z różnych powodów. Najczęstszym jest brak odpowiednich zasobów i infrastruktury informatycznej in-house oraz chęć uniknięcia wysokich kosztów rekrutacji. Outsourcingiem mogą zostać objęte różne działania, związane przykładowo z administrowaniem serwerami, siecią komputerową, usuwaniem usterek czy serwisowaniem sprzętu. Zlecenie problematycznych zadań odpowiednio dobranemu partnerowi najczęściej sprawia, że są one wykonywane szybciej, taniej i sprawniej.

Warto zaznaczyć jednak, że współpraca z outsourcerem nie polega na doraźnym zlecaniu zadań, ale ma charakter długofalowy. Firmy korzystające z outsourcingu zazwyczaj decydują się na oddelegowanie wybranych procesów na stałe lub na z góry określony, ale zawsze długi okres. W takim układzie to dostawca usługi jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwo informatycznego, zatrudnianie i szkolenie pracowników oraz zakup niezbędnego sprzętu.

Modele outsourcingu

Istnieją różne modele i metody klasyfikacji outsourcingu IT – wady i zalety wynikają także z ich właściwego dopasowania do organizacji. Wybór odpowiedniego rozwiązania zawsze zależy jednak od indywidualnych potrzeb konkretnej firmy: rodzaju i ilości procesów, które chce oddelegować, posiadanych przez nią zasobów ludzkich i materialnych oraz celów, które chce w ten sposób osiągnąć.

Outsourcing IT możemy podzielić na outsourcing pełny i selektywny. W pierwszym przypadku cała infrastruktura IT oraz jej obsługa zostają przeniesione do siedziby outsourcera. W drugim (i najbardziej powszechnym) do outsourcingu wybierane są konkretne procesy. Zazwyczaj nie są to zadania kluczowe dla funkcjonowania i rozwoju firmy, lecz takie, które realizowane in-house wymagają dużej ilości czasu i zasobów, a z łatwością mogą być wykonywane przez kogoś innego.

Drugi sposób klasyfikacji to podział na outsourcing pracowników oraz body leasing. W pierwszym przypadku to oustourcer buduje zespół klienta w swojej siedzibie. W drugim, firma wynajmuje od outsourcera specjalistów posiadających określone kompetencje do współpracy przy konkretnym projekcie. Dzięki takiemu rozwiązaniu organizacja nie musi prowadzić kosztownej rekrutacji, a następnie rozwiązywać umowy z pracownikiem po zakończeniu projektu. W ten sposób zmniejsza też ryzyko zatrudnienia osoby o niedopasowanych kompetencjach, co często zdarza się w przypadku firm mniej doświadczonych technologicznie. Wszystkie formalności pozostają wówczas po stronie firmy delegującej pracowników, a zatrudnienie w takim modelu daje ogromną elastyczność.

W przypadku outsourcingu istotna jest także lokalizacja siedziby firmy, z którą podejmuje się współpracę. W ten sposób wyróżniamy nearshoring offshoring. Nearshoring polega na oddelegowaniu zadań do miejsca położonego stosunkowo blisko siedziby klienta (np. innego kraju europejskiego). W przypadku offshoringu siedziba outsourcera zazwyczaj znajduje się w odległej lokalizacji, takiej jak Indie lub Filipiny. Tego rodzaju zabieg pozwala firmom na znaczne oszczędności, choć bariera geograficzna i językowa niesie ze sobą pewne ryzyko.

Jeśli nie jesteś pewny, jaki model outsourcingu będzie odpowiedni dla Ciebie, możesz skontaktować się z nami. Jako doświadczony outsourcer przeanalizujemy Twoje potrzeby i pomożemy Ci wybrać właściwe rozwiązania.

Ile kosztuje outsourcing IT?

Trudno jest jednoznacznie określić, ile kosztuje outsourcing IT – wady i zalety dotyczą także kosztów i sposobów ich określenia. Zależą one od wielu czynników, takich jak wybrany model i zakres współpracy, rodzaj usługi, sprzęt potrzebny do jej realizacji oraz liczba zatrudnionych pracowników. Zazwyczaj stosuje się rozliczenie godzinowe lub za określoną część etatu. Niekiedy wycenia się też konkretne zadania i usługi. Wszelkie ustalenia finansowe i techniczne są następnie spisywane w formie dokumentu SLA (Service Level Agreement).

Nie można jednak zapominać, że najczęstszą przyczyną korzystania z outsourcingu jest optymalizacja kosztów. Zazwyczaj delegowanie zadań jest więc znacznie tańsze niż samodzielne prowadzenie rekrutacji, zakup sprzętu i oprogramowania oraz organizowanie szkoleń dla pracowników. Zatrudnienie zespołu wiąże się nie tylko z kosztami samej wypłaty. To także konieczność zapewnienia miejsca i narzędzi do pracy, służbowego telefonu, laptopa, dodatków okołopłacowych oraz organizacji zastępstwa w przypadku tymczasowej nieobecności pracownika. Co więcej, zarówno umiejętności członków zespołu, jak i infrastruktura IT wymagają ciągłej aktualizacji i nieustannej poprawy wydajności, co zazwyczaj pochłania znaczną część budżetu.

Zbudowanie zespołu IT in-house jest więc bardzo kosztowne, wymagające wielu kompetencji, a co za tym idzie – także ryzykowne. Firmy oferujące outsourcing IT mają już z kolei niezbędne doświadczenie w rekrutacji, prowadzeniu i optymalizacji procesów oraz zbudowane solidne relacje biznesowe z partnerami technologicznymi. Często po dokładnej kalkulacji okazuje się więc, że dzięki outsourcingowi można uzyskać o wiele lepsze efekty. Zadania wykonywane są wówczas szybciej, taniej i wydajniej, a ryzyko związane z nieudaną rekrutacją czy zakupem nietrafionego sprzętu zredukowane do minimum.

Aby jednak outsourcing IT działał sprawnie i przynosił wymierne korzyści, ważne jest, aby starannie dobrać partnera. Powinien on specjalizować się w danym zakresie usług lub branży, w której działasz. Jeśli wciąż nie zdecydowałeś się na współpracę z konkretnym outsourcerem, zapraszamy do kontaktu. Pomożemy Ci przeanalizować Twoje potrzeby, podpowiemy, na jaki model outsourcingu powinieneś się zdecydować oraz z jakiego rodzaju firmą podjąć współpracę.

 

Powyższy artykuł „Outsourcing IT – wady i zalety” nie wyczerpuje w pełni tematu, ale wierzymy że dał Ci pogląd na to jak dobrze przygotować się do korzystania z tej usługi w Twojej organizacji.