Outsourcing usług IT

Outsourcing usług IT staje się coraz popularniejszy. Usługa ta ma wiele zalet, a firmy z niej korzystające odnotowują zauważalne korzyści. Jak wybrać dostawcę usług IT, aby rzeczywiście wspierał w rozwoju przedsiębiorstwa?

W tym artykule piszemy:

• Jakie korzyści przynosi korzystanie z usług firmy outsourcingowej?
• Na jakie aspekty należy zwrócić uwagę przy wyborze firmy outsourcingowej?
• Kiedy outsourcing usług IT może być nieopłacalny?
• Dlaczego outsourcing usług IT to decyzja strategiczna?

Outsourcing usług informatycznych to jedna ze strategii biznesowych. Polega na rozpoczęciu współpracy z firmą zewnętrzną i zlecaniu jej określonych zadań.

Każda firma jest inna, ma inny trzon działalności i inne potrzeby. Firmy zlecają na zewnątrz zadania, które nie są kluczowe dla ich biznesu. Z usług firm zewnętrznych korzysta się też, gdy dana potrzeba pojawia się w firmie na tyle rzadko, że nie opłaca się zatrudniać do tego stałych pracowników.

Najczęściej outsourcinguje się:

• Administrację systemami informatycznymi
• Sprawy kadrowe i rekrutację
• Księgowość
• Sprzątanie i ochronę powierzchni biurowych

Przedsiębiorstwa nawiązujące współpracę w zakresie outsourcingu usług odnotowują wiele korzyści. Firmy korzystające z outsourcingu usług IT najczęściej wymieniają:

• Redukcja kosztów operacyjnych. Outsourcing pozwala uniknąć inwestycji w rozwijanie i utrzymanie wewnętrznych działów i zespołów IT. Firma korzysta z zewnętrznych konsultantów, płacąc jedynie za usługę. Nie ma w tej sytuacji kosztów pracowniczych, które są konieczne, kiedy zatrudniamy specjalistów IT wewnątrz organizacji.
• Firma skupia się na swoich kluczowych kompetencjach. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorstwa koncentrują się na procesach najistotniejszych dla biznesu. Nie rozpraszając swoich zasobów na tematy poboczne, rośnie wydajności, a procesy biznesowe przyspieszają.
• Dostęp do specjalistycznego know-how. Dzięki specjalistom zewnętrznym firmy mają dostęp do wykwalifikowanych ekspertów IT. Nie ma potrzeby ponoszenia kosztów finansowych i czasowych na szkolenia czy procesy rekrutacji nowych pracowników.
• Elastyczność procesów. Outsourcing pozwala na elastyczne dostosowanie zasobów IT do bieżących potrzeb firmy. Jeśli zajdzie potrzeba szybkiego przeskalowania działań przedsiębiorstwa, skorzystanie z usług IT firmy zewnętrznej, pozwala na szybsze dostosowanie do wymagań rzeczywistości biznesowej.
• Minimalizowanie ryzyka technologicznego. Kiedy część procesów związanych z IT oddanych zostaje firmie zewnętrznej, to na tę firmę przenosi się odpowiedzialność za prawidłowe utrzymanie i aktualizacje infrastruktury IT.

Decydując się na outsourcing usług IT, warto przeanalizować konkretne atrybuty rozważanego dostawcy. Poniższe 10 aspektów są według nas najistotniejsze. Na pewno jednak ich waga będzie się różnić w zależności od preferencji i potrzeb konkretnych przedsiębiorstw.

1. Doświadczenie i referencje. Historia firmy outsourcingowej oraz jej długoletnie doświadczenie może świadczyć o stabilności i sprawdzonych rozwiązaniach.
2. Kompetencje techniczne. Firma powinna mieć odpowiednie kompetencje techniczne, zgodne z potrzebami. Personel powinien posiadać aktualne certyfikaty i doświadczenie w obszarach kluczowych dla biznesu.
3. Bezpieczeństwo danych. Firma outsourcingowa powinna stosować najnowocześniejsze praktyki bezpieczeństwa informacji oraz spełniać przepisy dotyczące prywatności i ochrony danych osobowych.
4. Skalowalność usług. Firma outsourcingowa powinna elastycznie dostosowywać swoje usługi do zmieniających się potrzeb klienta. Skalowalność jest istotna, aby zminimalizować zakłócenia w trakcie rozwoju firmy.
5. Jakość obsługi klienta. Dobry kontakt z firmą outsourcingową jest kluczowy. Konsultanci powinni być dostępni, reagować na pojawiające się potrzeby i mieć ustalone procedury obsługi klienta.
6. Lokalizacja. Lokalizacja firmy świadczącej usługi outsourcingu IT może mieć znaczenie dla konkretnego przedsiębiorstwa. Czasem istotne jest, aby firma była w tym samym kraju lub w zbliżonej strefie czasowej.
7. Transparentność kosztów. Transparencja finansowa pomoże uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek w przyszłości. Jasne informacje na temat kosztów usług to kluczowy czynnik wpływający na decyzję o współpracy.
8. Rozwój technologiczny. Firma outsourcingowa, która jest na bieżąco z najnowszymi rozwiązaniami, która dba o rozwój swoich konsultantów, może świadczyć usługi na wyższym poziomie. Klienci będą mieć również dostęp do nowoczesnych rozwiązań poprzez współpracę z taką firmą.
9. Opinie klientów. Opinie innych klientów firmy outsourcingowej są bardzo ważne. To dobre źródło informacji zwrotnej na temat jakości usług i obsługi.

W artykułach o outsourcingu najczęściej można przeczytać o jego zaletach i o tym jakie korzyści może przynieść przedsiębiorstwu. Warto jednak wspomnieć o tym, że są sytuacje, w których outsourcing będzie nieopłacalny.

1. Brak kontroli nad procesami. Jeśli nie ma możliwości kontrolowania działań związanych z dostarczaniem usług IT, może pojawić się problem ze zgodnością z przepisami czy zarządzaniem jakością.
2. Brak elastyczności. Jeśli dostawca usług, nie jest w stanie szybko reagować na potrzeby biznesowe firmy, outsourcing będzie nieefektywny.
3. Brak polityki bezpieczeństwa danych. Jeśli firma outsourcingowa nie posiada odpowiednich procedur dla bezpieczeństwa danych, może prowadzić do ujawnienia informacji poufnych.
4. Zbyt duże różnice kulturowe. Korzystanie z firmy outsourcingowej z odległego kulturowo kraju, może powodować problemy językowe, komunikacyjne i czasowe. W efekcie może negatywnie wpływać na efektywność współpracy.
5. Zaawansowane potrzeby. Jeśli firma ma zaawansowane potrzeby, może być zbyt czasochłonne znalezienie odpowiedniego dostawcy. W tym czasie firma mogłaby zatrudnić specjalistę bądź przeszkolić do pracy swojego pracownika.

Decyzja o podjęciu współpracy z firmą outsourcingu IT powinna być traktowana jako element strategii rozwoju firmy. Dobry dostawca usług, pomagając realizować cele biznesowe, może znacząco wpłynąć na rozwój biznesu. Wybór odpowiedniego dostawcy powinien być przemyślany i odpowiedzialny. Nim dojdzie do podpisania umowy, warto zastanowić się, jakie role mogą być wyodrębnione, a jakie działania powinny zostać wewnątrz firmy. Efekty tej decyzji dotykają nie tylko wewnętrznych procedur, procesów czy pracowników, ale też często wpływają na klientów.

Odpowiednie przygotowanie firmy do współpracy w zakresie outsourcingu usług IT jest kluczowe. Dokonując świadomego wyboru partnera do outsourcingu usług IT i minimalizuje się ryzyko niepowodzenia całego procesu.

Chcesz poznać wady i zalety outsourcingu IT? Ten artykuł odpowie na to pytanie: Outsourcing IT – wady i zalety

Nadal nie wiesz czy taka usługa jest dla Twojej firmy?
Napisz do mnie Katarzyna Bodziony (sales@infolet.pl) – pomogę podjąć Ci decyzję najlepszą dla Twojej firmy!