Obniżenie kosztów rekrutacji

Koszty rekrutacji są znaczną pozycją w budżecie rozwijającej się firmy. Jak podaje Business Insider*, koszt pozyskania jednego pracownika wynosi około 5000 PLN. W przypadku nieudanej rekrutacji koszt wzrasta trzykrotnie, do 15 000 PLN za pracownika. Jeśli wydaje Ci się, że najlepszym sposobem na obniżenie wydatków na proces rekrutacji to ograniczenie zatrudnienia w dziale HR., w tym artykule pokażemy, że są inne sposoby.

• Jakie są sposoby na obniżenie wydatków rekrutacji?
• Czy są rozwiązania uniwersalne dla każdej organizacji?
• Czy cięcia kosztów w procesie rekrutacji wpływają negatywnie na candidate experience?
• Jakie rozwiązania optymalizujące koszty rekrutacji stosujemy w Infolet?

Na te i inne pytania znajdziesz odpowiedź poniżej.

Skuteczność sposobów na zmniejszenie wydatków na rekrutację jest uzależniona od tego, jak szybko efekt redukcji kosztów ma być widoczny.

Jeśli jesteśmy zmuszeni zmniejszyć wydatki na rekrutację natychmiast, poniższe działania mogą przynieść efekt od razu po ich zastosowaniu.

Najpopularniejsze z nich to:

• Opublikowanie oferty pracy na firmowej stronie internetowej,
• Skorzystanie z bezpłatnych portali pracy, czy specjalnych grup w mediach społecznościowych,
• Przeprowadzenie rekrutacji wewnętrznej,
• Poproszenie pracowników o zarekomendowanie znajomych, którzy mogliby być zainteresowani stanowiskiem.

Te działania sprawdzą się, jeśli:

• Chcemy zatrudnić niewielką ilość osób (1-2 osoby na konkretną rekrutację),
• Mamy rozpoznawalną markę,
• Pracownicy są zadowoleni z pracy w firmie i są chętni polecać w niej pracę,
• Nie ma presji czasu — rekrutacje nie są pilne.

Jeśli jesteśmy dużą, rozpoznawalną firmą, a pracownicy są dumni, że w niej pracują, zrekrutowania nawet większej liczby pracowników w krótkim czasie nie będzie problemem.

Jeśli powyższe czynniki nie są spełnione, obcięcie budżetu na ogłoszenia w portalu płatnym, może sprawić, że nie otrzymamy oczekiwanej ilości aplikacji, a czas pozyskania pracownika znacznie się wydłuży. W efekcie koszt, jaki poniesie firma, nie zatrudniając pracownika, będzie wyższy niż poczynione oszczędności.

Jeśli wydatki na rekrutację zajmują znaczną część budżetu firmy, warto potraktować ich obniżenie jako element strategii działania organizacji.

Trzeba przygotować się, że jest to proces długofalowy, którego efekty będą widoczne dopiero po jakimś czasie.

Działania, które mogą obniżyć koszty procesu rekrutacyjnego:

• Automatyzacja procesu rekrutacyjnego. Oprogramowanie zarządzające procesem rekrutacji zautomatyzuje zbieranie i przetwarzanie aplikacji, czy umawianie rozmów kwalifikacyjnych. Dobrze dobrane narzędzie usprawni i przyspieszy pracę działu HR.
• Wewnętrzne szkolenia i rozwój pracowników. Inwestując w rozwój już zatrudnionych pracowników, zwiększasz ich umiejętności i szanse na awans wewnętrzny. Dzięki temu mogą być bardziej lojalni, chętniej rekomendować znajomych na swoje stanowisko. Dodatkowo taki pracownik dużo szybciej wdraża się w nowe obowiązki, zna firmę, produkty i kulturę. Rekrutacja wewnętrzna może być efektywniejsza kosztowo i jakościowo, w dłuższej perspektywie czasowej, niż rekrutacja specjalisty z zewnątrz.
• Zastosowanie metod alternatywnych do tradycyjnych rozmów kwalifikacyjnych. Zamiast wieloetapowych rekrutacji, opierających się na tradycyjnych rozmowach kwalifikacyjnych, warto skorzystać z metod alternatywnych. Testy praktyczne, symulacje zadań związanych z pracą, czy nawet grywalizacja, mogą dostarczyć lepsze wrażenia kandydatom i zwiększyć ich zaangażowanie w proces. Niestandardowe metody rekrutacyjne, mogą pomóc w ocenie ich rzeczywistych umiejętności kandydatów. Tym samym, zwiększają prawdopodobieństwo podjęcia bardziej trafnych decyzji rekrutacyjnych.
• Budowanie marki pracodawcy. Firmy posiadające mocną markę pracodawcy szybciej kończą procesy rekrutacyjne, zatrudniając bardziej zaangażowanych pracowników. W budowaniu rozpoznawalnej marki pracodawcy pomaga: autentyczna i aktualizowana zakładka „Kariera” na stronie firmowej, udział w konferencjach, targach pracy czy meetup’ach, czy prowadzenie profili w mediach społecznościowych.
• Budowanie bazy kandydatów. Zainwestuj czas i zasoby w budowę bazy danych kandydatów. Możesz wykorzystać narzędzia do zarządzania relacjami z kandydatami (Candidate Relationship Management — CRM), aby śledzić i utrzymywać kontakt z potencjalnymi kandydatami na przyszłość. Pozwala to uniknąć kosztów związanych z poszukiwaniem nowych kandydatów za każdym razem, gdy pojawi się wolna posada.

Powyższe działania powodują obniżenie wydatków na rekrutację w dłuższej perspektywie. Jednak korzyści z ich wdrożenia są nie tylko finansowe. Rozwiązania te, jeśli są prowadzone dobrze, pozytywnie wpływają na candidate experience.

W Infolet korzystamy z rozwiązań zmniejszających koszty pozyskania pracownika. Widzimy jak ogromny wpływ na strukturę i efektywność budżetu rekrutacyjnego ma rozbudowywana i stale aktualizowana baza kandydatów. Od wielu lat prowadzimy działania budujące markę pracodawcy wśród naszej grupy docelowej. Wdrożyliśmy również program rekomendacyjny, w którym mogą brać udział nasi pracownicy. Jednak to, co szczególnie wpłynęło na optymalizację procesu rekrutacyjnego to wybranie odpowiednich narzędzi do zarządzania tym procesem.

W naszym przypadku wybór narzędzi nie był dziełem przypadku. Zależało nam nie tylko na usprawnieniu i automatyzacji procesu rekrutacyjnego. Niezwykle istotne były dla nas rozwiązania do zarządzania bazą kandydatów.

Co oznacza dla nas zarządzanie bazą kandydatów?

Przede wszystkim zapewnienie aktualności informacji o kandydatach: ich doświadczeniu, celach zawodowych.

Drugą kwestią jest przechowywanie i zarządzanie danymi zgodnie z regulacjami RODO.

Jeśli zastanawiasz się czy system rekrutacyjny (ATS) jest niezbędny w Twojej firmie, te pytania pomogą Ci podjąć decyzję:

• Jak często pojawia się potrzeba rekrutacyjna w mojej firmie?
• Czy stanowiska, na które rekrutujemy, są powtarzalne?
• Jak duża jest liczba aplikacji na publikowane stanowiska pracy?
• Jak wygląda proces rekrutacji? Czy kontaktuję się z kandydatami na każdym etapie?
• Czy jest osoba, która zajmie się administrowaniem systemu?
• Czy dane osobowe kandydatów przetwarzane są zgodnie z regulacjami RODO?
• Czy jest potrzeba poprawy efektywności działu HR.?
• Czy planowane są działania, mające poprawić wrażenia kandydatów z procesu rekrutacyjnego?

Regularnie aktualizowana baza kandydatów to ważny zasób firmy. Dzięki ponownemu kontaktowi z pozyskanymi wcześniej kandydatami zmniejszamy wydatki na rekrutację. Jest to szczególnie opłacalne w przypadku gdy prowadzimy stale takie same lub podobne rekrutacje. Możliwość skontaktowania się z kandydatem, który już wcześniej do nas zaaplikował, może skrócić czas całego procesu.

Zaletą jest to, że taki kontakt, pozytywnie wpływa na doświadczenie kandydata. Sprawdziliśmy to w Infolet.

Kandydaci, którzy już zaaplikowali, a z którymi był utrzymany kontakt w późniejszym czasie, chętniej angażują się w kolejne procesy rekrutacji.

Rekruterzy, mający w systemie aktualne informacje o kandydacie, są w stanie przedstawić bardziej dopasowaną ofertę. Co więcej, mogą skontaktować się z kandydatami w czasie, kiedy oni kończą projekt.

Dobre ATS-y pozwalają na ustawienia takich przypomnień. Zdejmuje to z rekrutera konieczność pamiętania wielu informacji. Notatnik czy kalendarz jest zastąpiony przez system do zarządzania rekrutacją.

Czy korzystanie z ATS może pozytywnie wpłynąć na przewagę konkurencyjną firmy? Według nas — tak. W wielu wymiarach.

Bardzo mierzalnym aspektem jest obniżenie kosztów pozyskania pracownika. Nie ma potrzeby wydawać pieniędzy na ogłoszenia w portalach pracy czy szerokie kampanie rekrutacyjne.

Kolejnym atutem jest skrócenie czasu dotarcia z ofertą do odpowiednich kandydatów. Kontaktujemy się z kandydatami, którzy wcześniej do nas zaaplikowali.

Mniej mierzalnym wymiarem, jest pozytywny wpływ utrzymywania kontaktu z kandydatami, którzy kiedyś zaaplikowali, na wizerunek firmy i doświadczenia kandydata.

Jakiś czas temu, na naszych profilach firmowych, w mediach społecznościowych zadaliśmy pytanie „Czy rekruter kontaktował się z Tobą ponownie, po zakończeniu procesu rekrutacyjnego?”.

Na każdej z platform wyniki wyglądały niemal tak samo. Ponad 70% respondentów (na LinkedIn, TikTok i Instagram) odpowiedziało, że rekruter NIE kontaktował się z nimi ponownie. Chociaż spodziewaliśmy się takich odpowiedzi, to jednak rozkład procentowy zupełnie nas zaskoczył.

Dlaczego firmy nie korzystają z potencjału, jaki mają niemal za darmo? Przecież już zapłacili za te aplikacje, w postaci opublikowania oferty pracy na portalu?

Nawet jeśli dany kandydat nie spełniał wymagań z wcześniejszej oferty pracy, jest spora szansa, że po upływie kilku miesięcy czy roku, może już je spełniać.

Dzięki efektywnemu wykorzystaniu bazy kandydatów:

• Posiadasz zasób potencjalnych kandydatów.
• Działasz zgodnie z przepisami prawa, gromadząc dane w sposób uzasadniony.
• Utrzymujesz relacje z kandydatami, co wpływa korzystnie na wizerunek firmy.
• Obniżasz koszty rekrutacji i skracasz czas rekrutacji.

W Infolet, po wdrożeniu strategii zarządzania bazą kandydatów osiągnęliśmy lepsze rezultaty w procesach rekrutacyjnych. Obniżyliśmy koszty oraz czas zatrudnienia, a Dział Human Resources pracuje efektywniej.