Zanim zdecydujesz się na outsourcing kompetencji IT

Powstało wiele artykułów o tym, jakie korzyści dla przedsiębiorstwa niesie za sobą korzystanie z usług firmy outsourcingowej. Często przewija się też stwierdzenie, że podjęcie współpracy z firmą outsourcingową to decyzja strategiczna dla przedsiębiorstwa. Jest to prawda, pod którą i my się podpisujemy. Jednak, ponieważ jest to kluczowa decyzja, która ma ogromny wpływ na rozwój firmy, warto się do niej dobrze przygotować. Decyzje strategiczne nie powinny podlegać modom. Zanim zdecydujesz się na taką współpracę i podpiszesz umowę, jest kilka zagadnień, które są kluczowe dla sukcesu współpracy. Mają także duży wpływ na budżet.

• Nad czym warto się zastanowić jeszcze przed pierwszą rozmową?
• Jakie zagadnienia omówić z dostawcą outsourcingu kompetencji IT?
• Jak mądrze wybrać dostawcę outsourcingu?

Na te pytania znajdziesz odpowiedzi w tym artykule.

Na koniec artykułu – bonus do pobrania – lista kontrolna zagadnień

 

Outsourcing kompetencji IT, podobnie jak każda inna forma outsourcingu, polega na korzystaniu z usług zewnętrznej firmy. Różnica polega na tym, że nie delegujesz całych działań, ale korzystasz z kompetencji specjalistów IT w ramach swojej organizacji.

Korzyści z outsourcingu?

• Elastyczność w działaniu
• Oszczędność czasu, a także pieniędzy
• Oszczędność zasobów ludzkich
• Zwiększenie efektywności

Aby móc w pełni docenić zalety outsourcingu IT, przed podpisaniem umowy warto omówić tych 5 kwestii z firmą outsourcingową. Twój budżet i dział finansów będzie Ci wdzięczny.

 

Zobacz również:

Outsourcing IT – wady i zalety

Outsourcing usług IT – kluczowe aspekty wyboru dostawcy

 

Jak wspomnieliśmy we wstępie, podążanie ślepo za trendami zarządzania firmą nie jest rozsądne.

Nasi klienci, zdecydowali się na outsourcing kompetencji, ponieważ:

• Chcieli szybko rozbudować zespół programistów realizujących projekt. Nie chcieli angażować części pracowników w długi proces rekrutacji.
• Chcieli zrealizować szybki projekt bez zatrudniania kolejnych pracowników. Wiedzieli, że po zakończonym wycinku, nie będą mieć dla nich pracy.
• Zmieniły się wytyczne w projekcie. Zatrudnieni pracownicy nie mieli wystarczającej wiedzy, aby go realizować. Nie było też wystarczająco dużo czasu na szkolenie.
• Chcieli wydzielić część projektu na zewnątrz, aby całość ukończyć w terminie.

To tylko kilka powodów, dla których nasi klienci zdecydowali się na współpracę. Najczęściej podkreślaną przez nich zaletą jest oszczędność czasu oraz zasobów ludzkich. Brak konieczności angażowania pracowników potrzebnych w projekcie, do procesów pobocznych (np. rekrutacji) jest niewątpliwie korzystne.

 

Zanim zdecydujesz się na outsourcing kompetencji IT, zastanów się jakich kompetencji potrzeba do projektu. Przeanalizuj jakich specjalistów już masz w swojej organizacji. Zdiagnozuj braki kompetencyjne w zespole.

Sytuacja 1

Jeśli pracownikowi brakuje doświadczenia w narzędziu czy technologii, z którego będziecie korzystać, zastanówcie się wspólnie nad szkoleniem. Być może wystarczy kilka wieczorów na zdobycie tej umiejętności. Czasem koszty szkolenia, czas poświęcony na dokształcenie będzie nadal bardziej się opłacał niż zatrudnienie zewnętrznego konsultanta na kilka miesięcy

Sytuacja 2

Jeśli do realizacji projektu potrzebujesz 5 programistów, a w firmie masz tylko 3, szybciej uzupełnisz brak, korzystając z outsourcingu. Dodatkowo zaoszczędzisz roboczogodziny, które Twoi pracownicy poświęciliby rekrutacji, zamiast np. na programowanie.

W zależności od szczegółów współpracy z nami otrzymasz rekomendacje 2-3 specjalistów, których polecamy do Twojego zespołu. Ty na podstawie szybkiej rozmowy możesz zdecydować, kogo zaprosisz do projektu.

Jeśli po zakończeniu tego projektu, nadal będzie zatrudnienie dla dodatkowych programistów, możesz rozważyć przeprowadzenie procesu rekrutacji we własnym zakresie. Może zająć to więcej czasu i będzie wymagało większych nakładów pracy, niż gdybyś skorzystał z firmy zewnętrznej. Ma to jednak też i plusy. Pracownicy zaangażowani w proces będą później bardziej zaangażowani w proces wdrożenia nowych pracowników, od razu będą traktować ich „jak swoich”.

Nasza rada

Wykorzystaj outsourcing kompetencji, gdy:

• Unikatowa wiedza i doświadczenie rzeczywiście wzbogaci Twój zespół.
• Nie masz zasobów (pieniędzy, ludzi i czasu) na prowadzenie procesu rekrutacji we własnym zakresie
• Nie masz gwarancji, że po zakończonym projekcie będziesz miał pracę dla zatrudnionych specjalistów

 

Zobacz również: Sposoby na obniżenie kosztów rekrutacji

 

Konsultanci outsourcingu IT mogą pracować w trybie off-site lub on-site. Zastanów nad tym, ponieważ może to wpłynąć na ostateczny koszt współpracy z firmą outsourcingową.

Model off-site, kiedy konsultant pracuje zdalnie, lub z biura Infolet. Kontakt z zespołem przebiega przez ustalony wcześniej komunikator.

Zalety:

• Nie potrzebujesz zwiększać powierzchni biurowej
• Brak kosztów administracyjno-biurowych
• Większa pula ekspertów (możliwość współpracy ze specjalistami np. z całej Polski)

Wady:

• Utrudniony przepływ wiedzy między ekspertem zewnętrznym a pracownikami
• Podział na „my” (zespół) kontra „oni” (konsultanci), może powodować problemy integracji a w efekcie z komunikacją
• Wdrożenie w projekt może trwać dłużej
• Możliwy utrudniony dostęp do danych dla konsultanta zewnętrznego

 

Model on-site, kiedy konsultant pracuje w Twoim biurze, bezpośrednio z zespołem.

Zalety:

• Prostsza i szybsza komunikacja
• Łatwiejsza i naturalniejsza wymiana know-how
• Efektywniejsze wdrożenie konsultanta w projekt
• Konsultanci IT integrują się z zespołem

Wady:

• Mniejsza pula konsultantów (ograniczenie do miasta bądź regionu)
• Wzrost kosztów biurowo-administracyjnych (media, kawa, herbata)
• Czasem potrzeba pozyskania dodatkowej powierzchni biurowej

 

Oprócz modelu współpracy warto zastanowić się nad tematem sprzętu i oprogramowania, na którym będą pracować konsultanci.

Możliwości są co najmniej 2:

• Konsultant pracuje na sprzęcie i oprogramowaniu firmy outsourcingowej. Wymaga to dokładnego przedstawienia firmie outsourcingowej wymagań technicznych i technologicznych. Odpowiedzialność za sprawne działanie sprzętu ponosi dostawca outsourcingu.
• Konsultant pracuje na sprzęcie, oprogramowaniu i systemach wewnętrznych firmy, dla której realizuje projekt IT. Odpowiedzialność za sprawne działanie komputera jest po stronie zlecającego outsourcing.

 

Nasi klienci częściej decydują się na współpracę on-site, ale dodatkowo z modelem pracy hybrydowej. Ekspert Infolet kilka razy w tygodniu lub miesiącu pojawia się w biurze klienta, gdzie spotyka się ze swoim zespołem. Pozostałe dni, pracuje zdalnie.

Kwestię sprzętu uzgadniamy indywidualnie z Klientem. W zależności od projektu i narzędzi wykorzystywanych przez klienta nasi konsultanci pracują na sprzęcie klienta lub swoim. Wybór motywowany jest też kwestiami bezpieczeństwa czy sprawnego przepływu informacji. Dodatkową zaletą jest to, że konsultanci mogą pracować na takim samym oprogramowaniu, i konfiguracjach jak pracownicy wewnętrzni. Dzięki temu ogranicza się ryzyko nieścisłości, błędów czy przestojów powodowanych przez wewnętrzne ograniczenia sprzętowe.

Niezależnie od tego, który model współpracy bardziej Ci odpowiada, kluczowa będzie komunikacja z konsultantami oraz firmą outsourcingową. Komunikacja powinna odbywać się na bieżąco zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Częstotliwość może być ustalana przez leadera albo cały zespół. Wzrasta wtedy zaangażowanie w jakość i efektywność spotkań. Spotkania mogą odbywać się codziennie lub raz w tygodniu. Spotkania cotygodniowe wybierane są częściej w sytuacji, kiedy outsourcowany jest cały zespół. 

 

Decydując się na outsourcing kompetencji, warto przemyśleć kwestię zakresu poufności i odpowiedzialności:

• Za co dokładnie będzie odpowiadał konsultant? Jakie będą jego obowiązki? Do jakich danych będzie miał dostęp?
• Jak dużo informacji o projekcie i firmie możesz udostępnić firmie zewnętrznej?
• Co będzie miernikiem sukcesu, z którego będzie rozliczany konsultant?
• Jaki będzie miernik sukcesu dla dostawcy outsourcingu?

To pytania, na które dobrze jest znać odpowiedź, zanim podpiszemy umowę. Jeśli będziesz znać na nie odpowiedzi, łatwiej będzie Ci rozmawiać z przedstawicielem firmy. Będziesz pewniej czuł się w negocjacjach. Finalnie, podpisane umowy będą korzystne dla obu stron.

Jeśli obawiasz się wdrażania firmy outsourcingowej w poufne dane Twojej firmy, podpisz umowę o zachowaniu poufności (NDA – Non-disclosure Agreement). Taka umowa jest gwarantem, że szczegóły Twojego projektu, czy firmy nie zostaną ujawnione. Warto podpisać ją w początkowej fazie negocjacji. Firma outsourcingowa znając specyfikę Twojego projektu, będzie w stanie przygotować dokładniejszą wycenę. Będzie w stanie przygotować pełniejszą ofertę. Może zwrócić Twoją uwagę na kwestie projektu, które wydawały Ci się nieistotne.

Mając przemyślane mierniki sukcesu, możesz przystąpić do rozmów dotyczących jakości usług dostarczanych przez firmę outsourcingową. Uzgodnienia warto spisać (i podpisać) przed rozpoczęciem współpracy w umowie poziomu usług. Taka umowa nazywana jest SLA (Service Level Agreement). 

W SLA można opisać konkretną funkcjonalność, która ma być dostarczona w konkretnym czasie, odpowiednio przetestowana, sprawdzona i udokumentowana. Może to być oczekiwany czas reakcji na jakieś awarie (np. w przypadku konsultantów na stanowiskach Service desk, czy ITOps).

 

Przeczytaj również: Jak zadbać o bezpieczeństwo danych w outsourcingu IT?

 

Wiemy, że trudno jest podać konkretną kwotę, kiedy jest się na pierwszym etapie rozmów z firmą outsourcingu IT. Warto jednak dobrze się przygotować do tego punktu i zrobić, chociaż szacunkowe kalkulacje.

Co wziąć pod uwagę?

• Wynagrodzenie za pracę człowieka. Jeśli nie wiesz, czy płacisz „rynkowo”, skorzystaj z dostępnych raportów wynagrodzeń. Będziesz wiedzieć orientacyjnie, jakie stawki są na rynku; benefity; koszty rekrutacji; koszty szkoleniowe.
• Koszty za sprzęt i oprogramowanie, materiały biurowe. Jeśli za sprzęt i oprogramowanie odpowiada firma outsourcingowa, cena za usługę może być wyższa. Szczególnie jeśli rozwiązania technologiczne, z których korzystasz, są niestandardowe.
• Koszty operacyjne — koszty biura, media, eksploatacyjne, utrzymanie infrastruktury.
• Koszty administracyjne, takie jak narzędzia, technologie wspierające, obsługa księgowo-kadrowa.

Dzięki tej wiedzy łatwiej będzie Ci też ocenić czy stawki proponowane przez firmy outsourcingu IT są uczciwe. Jeśli wydadzą Ci się za wysokie, możesz zapytać, z czego wynika taka stawka. Jeśli uznasz, że są za niskie, dopytaj, co dokładnie obejmuje usługa. Dzięki temu unikniesz ukrytych kosztów.

 

Drugim tematem, który ma wpływ na budżet, jest sposób rozliczania się z firmą. Dowiedz się, czy rozliczenie będzie godzinowe, czy stałe (np. miesięczne). Rozliczanie godzinowe jest korzystne w sytuacji, kiedy nie masz pewności, że będziesz potrzebował wsparcia konsultanta przez cały czas trwania współpracy. Rozliczanie stałe (fixed price) daje mniej elastyczności.

Klienci obawiają się, że konsultanci rozliczani godzinowo, będą specjalnie wydłużać godziny pracy. Jednak przy dobrze rozpisanym harmonogramie prac i rozsądnie prowadzonym projekcie, takie sytuacje zdarzają się bardzo rzadko.

 

Mając oszacowane koszty, będzie łatwiej zdecydować czy rozwiązanie outsourcingu przyniesie faktyczną korzyść finansową. Co więcej, mając rozpisane koszty, będzie łatwiej rozmawiać i negocjować.

 

Dlaczego tak ważne jest wybranie firmy outsourcingowej, odpowiedniej dla Twojej organizacji?

Ponieważ wdrożenie usługi outsourcingu, to nie tylko wdrożenie do projektu, ale tak naprawdę do całej organizacji.

Omówione wyżej zagadnienia potraktuj jako wskazówki do przemyśleń. Outsourcing IT, nawet jeśli będzie to skorzystanie tylko z kilku konsultantów zewnętrznych, jest pewnego rodzaju zmianą w funkcjonowaniu organizacji. Nieumiejętnie lub szybko rozpoczęta współpraca, zamiast sukcesu, może przynieść rozczarowanie, straty finansowe, a także obniżenie motywacji zespołu w firmie. A to tylko kilka z zagrożeń spowodowanych wyborem niewłaściwej firmy outsourcingowej.

 

Nasza rada

Porozmawiaj z kilkoma dostawcami outsourcingu (3-4 firmy), aby porównać ich ofertę, sposób i filozofię działania. Porównaj sposób komunikacji i kultury organizacyjne. Postaraj się, aby firma outsourcingowa, którą wybierzesz, była zbliżona kulturowo do Twojej. Sprawdź opinie w internecie. Nie tylko od klientów, ale też od pracowników. To może pokazać kulturę panującą w firmie, jakim jest pracodawcą. Kultura firmy i atmosfera w niej panująca ma zawsze przełożenie na Twój biznes. Nawet jeśli nie widać tego powiązania od razu. Jeśli pracownicy dostawcy lubią dla niego pracować, są zmotywowani nie tylko comiesięczną pensją, ale i chociażby wizją firmy, z większym zaangażowaniem będą pracować dla Ciebie.

 

Korzystanie z usług outsourcing kompetencji IT to decyzja strategiczna. Do tego, taka współpraca może być dość kosztowna.

Zanim zdecydujesz się na takie rozwiązanie w swojej firmie, wybierz z rozmysłem dostawcę. A następnie szczegółowo zaplanuj wdrożenie.

Ten artykuł ma za zadanie zasygnalizować i przybliżyć najważniejsze zagadnienia. Wierzymy, że jeśli dokładnie omówisz temat z osobami decyzyjnymi, podejmiecie decyzję dla Waszej firmy.

We wstępie tego artykułu wspomnieliśmy o bonusie.

Przygotowaliśmy dla Ciebie listę tematów, które warto poruszyć w firmie, przed pierwszą rozmową z firmą outsourcingową. To narzędzie pomoże przygotować się do rozmowy z potencjalnym dostawcą outsourcingu IT.