SWI

System śledzenia aplikacji

Infolet
Infolet
17.09.2019

Wyzwanie

Problemem, z jakim zgłosił się do nas klient był brak wydajnego systemu do zarządzania rekrutacjami (ATS – applicant tracking system). W poprzednim wyszukiwarka kandydatów nie działała prawidłowo, nie było możliwe sprawne wyszukanie odpowiednich kandydatów, a tym samym przedstawienie ich w krótkim czasie klientowi. Problemem, który się z tym wiązał był brak zgodności z ówczesnymi wymogami Giodo/RODO.

Dodatkową kwestią był brak ustrukturyzowanej bazy klientów, która mogłaby wspierać sprzedaż.

Kolejnym z problemów z którymi zmagał się klient był brak zintegrowanego kalendarza, tak aby wszyscy członkowie zespołu mogli widzieć harmonogram spotkań, a więc i mogli rezerwować sale na rozmowy.

Dwa ostatnie problemy, z którymi zwrócił się do nas klient dotyczyły braku możliwości przeprowadzania szybkiej analizy i statystyk dla toczących się rekrutacji oraz brak miejsca na łatwo dostępne materiały wchodzące w skład firmowej bazy wiedzy.

Przebieg projektu

Prace nad systemem rozpoczęliśmy w grudniu 2012 roku rozmowami i ankietą z pracownikami działu rekrutacji. Chcieliśmy dokładnie poznać ich potrzeby i problemy z którymi się mierzą w codziennej pracy.

Wspólnie ustaliliśmy, że kluczowym elementem jest stworzenie Bazy danych Kandydatów, które usprawni proces rekrutacji a także ureguluje problem Giodo/RODO.

Następne w kolejności miały być Baza Klientów, Kalendarz Spotkań, Statystyki i na końcu Baza Wiedzy.

Ponieważ wiedzieliśmy, że od odpowiedniego zaprojektowania modułu Kandydaci zależy stworzenie prawidłowo działającego modułu Statystyk skupiliśmy się na odpowiednim zaprojektowaniu bazy danych (wykorzystaliśmy mySQL).

We wstępnej fazie projektowania dużym wyzwaniem było ustalenie z działem HR, które informacje powinny być mierzone, które są rzeczywiście istotne. Dlatego odbyło się kilka spotkań doprecyzowujących, podczas których nie tylko ustaliliśmy jakie dane powinny być mierzone przez system. Podczas rozmów doszliśmy również do wniosku, że połączymy prace nad modułem Kandydatów z modułem Klientów. 

Te zmiany sprawiły, że czas pracy nad tym segmentem przekroczył założony na początku projektu czas. 

Długość trwania projektu

Prace programistyczne trwały od grudnia 2012 do listopada 2013. 

W kwietniu 2013, Dział Rekrutacji otrzymał dostęp do dwóch, w pełni działających modułów.  

Następne Moduły wdrażane były na produkcję dużo sprawniej (dzięki dobrze zaprojektowanym wcześniej podstawom). 

Moduł Spotkania oddany został w czerwcu 2013.  

Moduł Know-how oddany sierpniu 2013.

Moduł Statystyki oddany październik 2013.

Prace utrzymaniowe i rozwojowe poszczególnych modułów: listopada 2013 do końca 2018 roku.  

Wykorzystane technologie

JavaBootstrapHibernate, Spring, mySQL, jQuery, Elasticsearch, HTML/CSS.

Zakres projektu

Zaprojektowanie, implementacja frontendu i warstwy backendowej, implementacja API. 

Realizowany w rozliczeniu Time & Material.

Zespół

Zespół składał się z 3 software developerów (Front-end, Back-end i Full-Stack), 1 UX/UI Designera i 1 Product Managera.  

Efekt końcowy

Głównym celem było usprawnienie procesów rekrutacyjnych jak i zarządzanie nimi.

W efekcie stworzyliśmy system do zarządzania aplikacjami (applicant tracking system), przyjazną dla użytkownika, modułową aplikację webową o intuicyjnym interfejsie. Aplikacja pozwalała zaplanować i koordynować działania kilku działów firmy jednocześnie, dając możliwość szybkiego wglądu do zrealizowanych działań oraz ich edycji na każdym etapie realizacji projektu.  

Największą zaletą, którą podkreślali rekruterzy było skrócenie czasu wyszukania odpowiednich kandydatów do procesu –  około 30 razy szybciej w porównaniu do poprzedniego systemu (najczęściej wyniki wyświetlały się w około 0,25 sekundy). Znacząco skróciło to czas odpowiedzi na zapytania klientów 

Ostatecznie miało to wpływ na skrócenie całego procesu rekrutacyjnego.  

Jak zauważył Manager Rekrutacji dodatkową wartością, która nie była brana początkowo pod uwagę – było zmniejszenie kosztów rekrutacji dzięki:

  1. skróceniu okresu poszukiwania (rekruterzy mogli pracować efektywniej)
  2. ograniczeniu wydatków na ogłoszenia/źródła pozyskania kandydatów – zaczęto czerpać z puli kandydatów, którzy byli już w systemie 

Applicant Tracking System - podsumowanie

To modułowa aplikacja webowa o intuicyjnym interfejsie, usprawniająca procesy rekrutacyjne jak i zarządzanie nimi. Pozwala zaplanować i koordynować działania kilku działów firmy jednocześnie, dając możliwość szybkiego wglądu do zrealizowanych działań oraz ich edycji na każdym etapie realizacji projektu.

Moduły

Rekrutacja (baza kandydatów i klientów)

Kandydat – baza danych, która gromadzi dane i dokumenty kandydatów, oceny techniczne, informacje o znajomości języków i umiejętnościach miękkich, informacje o dostępności i wymaganiach finansowych – zgodna z wymogami GIODO.

Klient – to baza do przechowywania, wyszukiwania, edytowania danych o firmach/klientach, o projektach, procesach które są/ były dla nich realizowane.

Spotkania

Kalendarz pozwalający na zapisywanie spotkań/wydarzeń

Baza Wiedzy (wewnętrzna „wikipedia”)

Pełni funkcję wewnętrznej „Wikipedii” i umożliwia szybki dostęp do wiedzy w obrębie firmy. Moduł daje możliwość dodawania wewnętrznych dokumentów i procedur (w każdym pliku) jak również możliwość grupowania dokumentów dla konkretnych działów.

Statystyki

Umożliwia generowania raportów na podstawieni zebranych przez system danych.

Poszukujesz podobnego
rozwiązania?