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Bewerber-Tracking-System

Infolet
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24.03.2020

Herausforderung

Das Problem, mit dem der Kunde uns kontaktierte, war das Fehlen eines effizienten Rekrutierungsmanagementsystems (ATS – applicant tracking system) Im vorherigen System funktionierte die Kandidatensuchmaschine nicht richtig, es war nicht möglich, effizient nach geeigneten Kandidaten zu suchen und diese dem Kunden in kurzer Zeit zu präsentieren. Ein weiteres wesentliches Problem des Systems war die Nichterfüllung der Anforderungen von Giodo / GDPR (DSGVO).

Ein weiteres Problem war das Fehlen einer strukturierten Kundendatenbank, der den Verkauf unterstützen könnte.

Eine weitere Frage, mit dem sich der Kunde befassen musste, war das Fehlen eines integrierten Kalenders, sodass alle Teammitglieder den Besprechungsplan sehen und somit Räume für Interviews buchen konnten.

Die letzten beiden Probleme, nach denen der Kunde uns gefragt hat, waren die Unfähigkeit, schnelle Analysen und Statistiken für die laufende Rekrutierung durchzuführen, und der Mangel an Platz für leicht zugängliche Materialien, die in der Wissensbasis des Unternehmens enthalten sind.

Der Verlauf des Projekts

Wir haben im Dezember 2012 mit Gesprächen und einer Umfrage unter Mitarbeitern der Personalabteilung begonnen, an dem System zu arbeiten. Wir wollten ihre Bedürfnisse und die Probleme kennenlernen, mit denen sie in ihrer täglichen Arbeit konfrontiert sind.

Gemeinsam waren wir uns einig, dass das Schlüsselelement darin besteht, eine Kandidatendatenbank zu erstellen, die den Rekrutierungsprozess verbessert und das Giodo / GDPR-Problem reguliert.

Die nächsten waren die Kundendatenbank, der Besprechungskalender, die Statistik und schließlich die Wissensdatenbank.

Da wir wussten, dass die Erstellung eines ordnungsgemäß funktionierenden Statistikmoduls vom richtigen Design des Kandidatenmoduls abhängt, haben wir uns auf das richtige Design der Datenbank konzentriert (wir haben mySQL verwendet).

In der ersten Entwurfsphase war es eine große Herausforderung, mit der Personalabteilung herauszufinden, welche Informationen gemessen werden sollten, was tatsächlich relevant ist. Aus diesem Grund haben wir uns in mehreren Sitzungen darauf geeinigt, welche Daten vom System gemessen werden sollen. Während der Gespräche kamen wir auch zu dem Schluss, dass wir die Arbeit am Kandidatenmodul mit dem Kundenmodul kombinieren würden.

Aufgrund dieser Änderungen hat die Arbeitszeit in diesem Segment die zu Beginn des Projekts angenommene Zeit überschritten.

Projektzeitraum

Die Programmierarbeiten dauerten von Dezember 2012 bis November 2013.

Im April 2013 erhielt die Personalabteilung Zugang zu zwei voll funktionsfähigen Modulen.

Die nächsten Module wurden viel effizienter in die Produktion implementiert (dank gut gestalteter Grundlagen).

Das Modul Meetings wurde im Juni 2013 in Betrieb genommen.

Know-how-Modul im August 2013 ausgeliefert.

Statistikmodul im Oktober 2013 ausgeliefert.

Wartungs- und Entwicklungsarbeiten an einzelnen Modulen: November 2013 bis Ende 2018.

Verwendete Technologien

Java, Bootstrap, Hibernate, Spring, mySQL, jQuery, Elasticsearch, HTML/CSS.

Projektumfang

Planung, Frontend und Backend-Schicht Implementierung, API-Implementierung.

Die Abrechnung in der System Time & Material.

Team

Das Team bestand aus 3 Softwareentwicklern (Front-end, Back-end und Full-Stack), 1 UX/UI Designer und 1 Product Manager.

Das Endergebnis

Das Hauptziel war die Verbesserung der Rekrutierungsprozesse und ihres Managements.

Aus diesem Grund haben wir das Bewerber-Tracking-System entwickelt, eine benutzerfreundliche, modulare Webanwendung mit einer intuitiven Benutzeroberfläche.

Mit der Anwendung konnten die Aktivitäten mehrerer Abteilungen des Unternehmens gleichzeitig geplant und koordiniert werden, sodass in jeder Phase des Projekts ein schneller Einblick in die implementierten Aktivitäten und deren Ausgabe möglich war.

Der größte Vorteil, den die Personalvermittler hervorhoben, war die Verkürzung der Zeit, die erforderlich war, um geeignete Kandidaten für den Prozess zu finden – etwa 30-mal schneller als im vorherigen System (meistens wurden die Ergebnisse in etwa 0,25 Sekunden angezeigt). Dies verkürzte die Reaktionszeit auf Kundenanfragen erheblich.

Letztendlich hatte dies einen erheblichen Einfluss auf die Verkürzung des gesamten Rekrutierungsprozesses.

Wie der Rekrutierungsmanager feststellte, war ein zusätzlicher Wert, der anfangs nicht berücksichtigt wurde, die Reduzierung der Rekrutierungskosten durch:

  1. Verkürzung des Suchzeitraums (Personalvermittler könnten effektiver arbeiten)
  2. Begrenzung der Kosten für Anzeigen / Quellen zur Gewinnung von Kandidaten – der Pool von Kandidaten, die sich bereits im System befanden, wurde gestartet

Bewerber-Tracking-System - Zusammenfassung

Es ist eine modulare Webanwendung mit einer intuitiven Oberfläche, die Rekrutierungsprozesse und deren Verwaltung rationalisiert. Es ermöglicht Ihnen, die Aktivitäten mehrerer Abteilungen des Unternehmens gleichzeitig zu planen und zu koordinieren, und bietet so die Möglichkeit, in jeder Phase der Projektimplementierung einen schnellen Einblick in die implementierten Aktivitäten und deren Ausgabe zu erhalten.

Module

Rekrutierung (Datenbank von Kandidaten und Kunden)

Kandidat – eine Datenbank, die Daten und Dokumente von Kandidaten, technische Bewertungen, Informationen zu Sprachkenntnissen und Soft Skills, Informationen zu Verfügbarkeit und finanziellen Anforderungen sammelt – gemäß den GIODO-Anforderungen (DSGVO).

Client / Kunde – ist eine Datenbank zum Speichern, Suchen und Bearbeiten von Daten über Unternehmen / Kunden, über Projekte und Prozesse, die für sie implementiert wurden / wurden.

Treffen

Kalender, mit dem Sie Besprechungen / Ereignisse speichern können

Wissensdatenbank (interne „Wikipedia“)

Es fungiert als interne „Wikipedia“ und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf Wissen innerhalb des Unternehmens. Mit dem Modul können Sie interne Dokumente und Verfahren (in jeder Datei) hinzufügen und Dokumente für bestimmte Abteilungen gruppieren.

Statistiken

Sie können Berichte basierend auf den vom System gesammelten Daten erstellen.