KSeF - jak zacząć?

Od 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy także dla jednoosobowych działalności. Jeśli prowadzisz JDG w IT i rozliczasz się w modelu B2B, pewnie zastanawiasz się jak zacząć. Jedno jest pewne – musisz przygotować się na zmianę, a zostaje coraz mniej czasu. Ten artykuł pokazuje krok po kroku, jak zacząć z KSeF, praktyczne rozwiązania w codziennej pracy.

KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej (e-faktur). System nadaje każdej fakturze unikalny numer identyfikacyjny, a dokumenty są automatycznie archiwizowane.

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zacznie obowiązywać etapami:

• Obecnie, rozliczać się przez KSeF można dobrowolnie.
• Od 1 lutego 2026 r. dla firm, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT)
• Od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców
• Do 31 grudnia 2026 r. możliwe będzie jeszcze wystawianie faktur poza KSeF (papierowych lub elektronicznych), jeśli miesięczna sprzedaż z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł

Co to oznacza dla specjalisty IT na JDG? Od kwietnia każda faktura do polskiego klienta B2B musi być wystawiona przez KSeF.

 

Przeczytaj również:

Czy współpraca B2B jest tylko dla odważnych?

 

Jeśli prowadzisz JDG w branży IT i wystawiasz faktury w modelu B2B, przygotowanie do KSeF najlepiej potraktować jak mały projekt wdrożeniowy. Poniżej znajdziesz praktyczne kroki, które pozwolą Ci bez stresu rozpocząć pracę z Krajowym Systemem e-Faktur.

1. Wybierz sposób korzystania z KSeF.

Masz dwie opcje: darmowy portal Ministerstwa Finansów (dla kilku faktur miesięcznie) lub komercyjny program do fakturowania z integracją KSeF (np. inFakt, iFirma, FakturaXL). Druga opcja jest wygodniejsza: automatyzuje wysyłkę i pobieranie numeru KSeF.

2. Skonfiguruj dostęp i token.

Zaloguj się Profilem Zaufanym lub e-dowodem, aby aktywować konto w KSeF. W programie księgowym utwórz token dostępu – to bezpieczny klucz, dzięki któremu aplikacja może komunikować się z systemem bez Twojego podpisu przy każdej fakturze.

3. Wystaw pierwszą fakturę w KSeF.

Wypełnij dane kontrahenta, kwoty i opis, tak jak dotychczas. Program zapisze fakturę w formacie XML i wyśle ją do KSeF, gdzie system nada jej unikalny numer i potwierdzi poprawność danych.

4. Przekaż fakturę klientowi.

Dla polskich klientów B2B faktura trafia do KSeF i to tam ma status „oryginału”. Możesz dodatkowo wysłać PDF z numerem KSeF dla wygody odbiorcy.

Dla zagranicznych kontrahentów (np. Niemcy, USA) nadal wysyłasz zwykły PDF. Faktury zagranicznych kontrahentów nie podlegają systemowi.

5. Archiwizuj i monitoruj.

Faktury wysłane do KSeF są przechowywane automatycznie przez 5 lat, nie musisz prowadzić kopii. Radzimy jednak eksportować kopie XML lub PDF lokalnie, żeby mieć własne archiwum bezpieczeństwa.

Pro tip dla specjalistów IT:
Traktuj KSeF jak API. Logujesz się raz, generujesz token, a Twój system (lub aplikacja księgowa) wysyła dane w formacie XML. W praktyce różni się to niewiele od integracji z dowolnym endpointem REST-owym, tylko z urzędowym SLA 😉

 

Jak wystawić fakturę do polskiego kontrahenta z wykorzystaniem KSeF? Jak wygląda sytuacja, jeśli masz klienta zagranicznego? Poniżej przedstawiamy 2 ścieżki wystawiania faktur, w zależności od klienta.

Jak wystawić fakturę w KSeF – krok po kroku dla JDG w IT

Scenariusz 1: Faktura dla klienta w Polsce (B2B)

Przykład: Programista na JDG wystawia fakturę klientowi – polskiej spółce z o.o.

1. Przygotowanie faktury w programie księgowym
   • Wprowadzasz dane kontrahenta (NIP, adres, nazwa).
   • Dodajesz usługę (np. „Usługi programistyczne_wrzesień 2025”).
2. Wysyłka do KSeF
   • Program automatycznie generuje plik XML zgodny z wymaganiami.
   • Dokument trafia do KSeF i system nadaje mu unikalny numer identyfikacyjny.
3. Weryfikacja
   • KSeF sprawdza poprawność faktury (np. czy NIP kontrahenta istnieje).
   • Jeśli faktura przejdzie walidację, zostaje przyjęta do systemu.
4. Odbiór przez kontrahenta
   • Klient może pobrać fakturę bezpośrednio z KSeF.
   • W praktyce i tak wyślesz mu PDF/XLS z numerem KSeF, żeby miał ją w swojej poczcie/systemie.
5. Archiwizacja
   • Faktura automatycznie trafia do archiwum w KSeF (przechowywana min. 5 lat).
   • Nie musisz robić dodatkowych kopii, ale możesz zachować PDF dla własnej wygody.

Rezultat: faktura została dostarczona i zatwierdzona przez KSeF. Klient ma pewność, że dokument jest prawidłowy, a Ty nie martwisz się o archiwizację.

Scenariusz 2: Faktura dla klienta zagranicznego (np. Niemcy, USA)

Przykład: Ten sam programista wystawia fakturę klientowi z Berlina lub Nowego Jorku.

1. Przygotowanie faktury
   • Wprowadzasz dane kontrahenta (np. niemiecki adres i numer VAT-UE albo amerykański adres i dane firmy).
   • Dodajesz opis usługi.
   • Oznaczasz fakturę jako transakcję zagraniczną (np. WDT lub eksport usług).
2. Czy taka faktura trafia do KSeF?
   • Nie. Faktury dla kontrahentów zagranicznych nie podlegają obowiązkowi wysyłki do KSeF.
   • Możesz je wystawiać i wysyłać tak, jak dotychczas (PDF e-mailem).
3. Wysyłka do klienta
   • Generujesz fakturę w formacie PDF i wysyłasz e-mailem do kontrahenta.
   • Jeśli klient poprosi, możesz też dać wersję papierową.
4. Archiwizacja
   • Fakturę musisz przechowywać w swoim systemie księgowym/programie do faktur.
   • Te dokumenty nie są przechowywane w KSeF, więc odpowiedzialność za ich archiwum jest po Twojej stronie.

Rezultat: faktura zagraniczna nie trafia do KSeF, ale jest w pełni poprawna podatkowo.

	Faktura w Polsce (B2B)	Faktura zagraniczna (UE/USA)
Czy trafia do KSeF?	✅ Tak	❌ Nie
Archiwizacja	W KSeF (5 lat)	U Ciebie (np. PDF w systemie)
Forma dla klienta	PDF z numerem KSeF	PDF tradycyjny
Weryfikacja danych	Automatyczna w KSeF	Twoja odpowiedzialność

KSeF ZMIENIA sposób wystawiania faktur dla polskich klientów.

Sposób fakturowania klientów zagranicznych, rozliczenia B2B, możliwość wysyłki PDF-ów NIE ZMIENIA SIĘ.

Plusy: automatyczna archiwizacja, mniejsze ryzyko błędów.

 

1. Czy muszę wystawiać faktury w KSeF, jeśli mam klientów zagranicznych (np. Niemcy, USA, UK)?

Nie. Obowiązek dotyczy tylko faktur wystawianych dla polskich podatników VAT.
Jeśli fakturujesz klienta z zagranicy (B2B poza Polską, np. kontrahent z UE czy USA), faktura może być wystawiona poza KSeF – nadal np. jako PDF.

2. Czy mogę nadal wysyłać fakturę PDF do klienta?

Tak, ale PDF nie jest dokumentem księgowym – jedynie kopią informacyjną.
Faktura „prawdziwa” trafia do KSeF i tam ma swój unikalny numer ID.
Dla klienta (zwłaszcza zagranicznego) możesz nadal wygenerować i wysłać PDF z tym numerem.

3. Jak zacząć najprościej jako JDG w IT – bez księgowej?

Masz dwie opcje:

• Portal MF (bezpłatny) – logujesz się Profilem Zaufanym i ręcznie wystawiasz faktury. Wystarczające, jeśli masz kilka faktur w miesiącu.
• Program do faktur z integracją KSeF – np. wbudowana obsługa KSeF w systemach typu inFakt, iFirma, Fakturowo. To wygodniejsze, jeśli chcesz automatyzować fakturowanie i masz ich więcej niż kilka.

4. Co to są tokeny KSeF i czy muszę ich używać?

Token to specjalny klucz dostępu, dzięki któremu Twój program księgowy może wysyłać faktury do KSeF w Twoim imieniu.

• Tokeny generujesz raz w systemie KSeF.
• Możesz mieć osobny token dla siebie i osobny np. dla księgowej.
• Dla JDG wystarczy jeden token przypisany do programu fakturującego.

5. Czy muszę podpisywać każdą fakturę Profilem Zaufanym?

Nie. Profil Zaufany/e-dowód służy do pierwszego logowania i konfiguracji.
Na co dzień proces obsługuje Twój program księgowy lub token API. Faktury idą automatycznie do KSeF bez ręcznego podpisywania każdej sztuki.

6. Co z fakturami pro forma i rachunkami?

Pro forma i rachunek nie są fakturą w rozumieniu VAT, więc nie muszą trafiać do KSeF.
Możesz je nadal wysyłać klientom w dotychczasowej formie (np. PDF).

7. Co, jeśli system KSeF nie działa, a muszę wystawić fakturę od razu?

W przypadku awarii KSeF (po stronie Ministerstwa Finansów) możesz wystawić fakturę offline i przesłać ją do KSeF później, w momencie, gdy system znowu będzie dostępny.
W praktyce programy do faktur zwykle same „kolejkują” dokumenty do wysyłki.

8. Czy KSeF zmienia coś w raportowaniu VAT (JPK_V7)?

Tak. W przyszłości dane z KSeF mają częściowo zastąpić JPK, ale na starcie nadal będziesz składać JPK_V7 jak dotychczas. Docelowo rozliczenia mają być uproszczone, a zwroty VAT szybsze.

9. Jakie są realne koszty dla JDG w IT?

• Sam KSeF jest bezpłatny.
• Koszty mogą pojawić się, jeśli korzystasz z płatnego programu do fakturowania z integracją KSeF (abonament).
• Jeśli wystawiasz tylko kilka faktur miesięcznie, możesz pozostać przy darmowym portalu MF.

10. Czy muszę informować klientów, że przechodzę na KSeF?

Nie musisz, to Twój obowiązek podatkowy.

 

KSeF – jak zacząć? To prostsze niż może się wydawać.

Jeśli wystawiasz tylko 1–2 faktury miesięcznie, nie musisz inwestować w dodatkowe oprogramowanie. Wystarczy Ci bezpłatny portal Ministerstwa Finansów (platforma będzie udostępniony od 3 listopada 2025, wersja mobilna 1 lutego 2026 – więcej na stronie Ministerstwa).

Gdy obsługujesz większą liczbę klientów, warto zainwestować w program księgowy z integracją KSeF. Dzięki temu cały proces będzie szybszy i bardziej zautomatyzowany.

Niezależnie od skali działalności, wygeneruj token i przetestuj pierwszą fakturę już teraz. Im wcześniej zaczniesz, tym łatwiej będzie Ci się odnaleźć, gdy system stanie się obowiązkowy.