Jak zadbać o bezpieczeństwo danych w outsourcingu IT?

Outsourcing IT stał się nieodłączną częścią współczesnego biznesu. Outsourcing umożliwia firmom skupienie się na swoich głównych kompetencjach i zwiększeniu efektywności operacyjnej. Jednak z korzyściami płynącymi z delegowania zadań informatycznych pojawiają się również nowe wyzwania, zwłaszcza związane z bezpieczeństwem danych.

W tym artykule omówimy:

• Dlaczego ochrona danych jest ważna
• Kluczowe kroki, jakie można podjąć, aby zadbać o bezpieczeństwo informacji podczas korzystania z usług firmy outsourcingowej,
• Kilka narzędzi do szyfrowania danych

Ochrona danych powinna być niezmiernie ważną kwestią dla firm. Jej znaczenie stale rośnie w związku z postępem technologii i rozwijającymi się zagrożeniami.

Firmy chronią dane, ponieważ:

• Dbają o prywatność klientów i partnerów biznesowych
• Chcą zachować konkurencyjność
• Jest to wymuszone przez prawo (np. ochrona danych osobowych- RODO w Unii Europejskiej)
• Chcą zapobiec utracie reputacji
• Dane są aktywami firmy
• Chcą spełniać normy branżowe

1. Wybór rzetelnego dostawcy usług

Aby zapewnić bezpieczeństwo danych podczas outsourcingu IT, bardzo ważny jest wybór dostawcy usług. Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić dogłębną analizę reputacji firmy outsourcingowej. Sprawdź referencje od innych klientów i doświadczenie na rynku. Wybór renomowanego partnera z solidnymi praktykami bezpieczeństwa stanowi solidną podstawę dla ochrony danych.

2. Podpisanie umowy z jasno określonymi klauzulami dotyczącymi bezpieczeństwa

Umowa outsourcingowa powinna zawierać szczegółowe regulacje dotyczące bezpieczeństwa danych.

Kluczowe jest określenie:

• Jakie środki zostaną podjęte w celu ochrony informacji,
• Jakie są obowiązki dostawcy w przypadku naruszenia bezpieczeństwa,
• Jakie kary przewidziane są za niewywiązanie się z postanowień umowy.

3. Szyfrowanie danych

Podczas przesyłania i przechowywania danych, szczególnie tych wrażliwych, warto korzystać z technologii szyfrowania. Szyfrowanie danych znacząco utrudnia dostęp nieautoryzowanym osobom, nawet jeśli dane trafią w niepowołane ręce. Dostawca usług outsourcingowych powinien stosować aktualne standardy szyfrowania, aby zwiększyć poziom ochrony informacji.

4. Monitorowanie dostępu do danych

Systematyczne monitorowanie dostępu do danych i uwzględnianie zasady “najmniejszych uprawnień” jest bardzo istotne. Zasada “najmniejszych uprawnień” mówi o tym, że użytkownik, w tym pracownicy outsourcingowej firmy, powinni mieć dostęp tylko do tych danych, które są niezbędne do wykonania swoich obowiązków. Regularne przeglądy i aktualizacje uprawnień są kluczowe dla minimalizowania ryzyka.

5. Regularne audyty bezpieczeństwa

Audyty bezpieczeństwa to skuteczne narzędzie do oceny skuteczności działań zabezpieczających. Szczególnie przy współpracy firma outsourcingowa – klient powinny być wdrożone i regularnie sprawdzane wszelkie procedury związane z bezpieczeństwem danych. Audyty weryfikują czy procedury działają oraz, czy są zgodne z obowiązującymi standardami.

6. Edukacja pracowników

Najważniejszym elementem w dbaniu o bezpieczeństwo danych są ludzie. Pracownicy powinni być świadomi wagi dbania o bezpieczeństwo danych. Regularne szkolenia dotyczące cyberbezpieczeństwa, pilnowanie zasady “czystego biurka” czy regularna zmiana haseł, pomagają zminimalizować ryzyko.

Szyfrowanie danych jest kluczowym elementem ochrony prywatności i bezpieczeństwa informacji. Obecnie na rynku jest dostępnych wiele narzędzi, które oferują skuteczne rozwiązania szyfrowania. Polecane są zarówno dla przedsiębiorstw, jak i użytkowników indywidualnych.

Co warto uwzględnić przed wyborem konkretnego narzędzia do ochrony danych?

• Indywidualne potrzeby przedsiębiorstwa
• Systemy operacyjne wykorzystywane w firmie
• Dodatkowe wymagania organizacyjne

Firmy, pracujące na dużej ilości wrażliwych danych, powinny korzystać z profesjonalnych rozwiązań oferowanych przez dostawców bezpieczeństwa.

Umowa outsourcingu powinna precyzyjnie określać warunki, prawa i obowiązki obu stron. Kolejną ważna sprawą jest aby umowa byłą dostosowana do konkretnych potrzeb i warunków w jakiej działa nasza firma. Podpisując umowę współpracy z firmą outsourcingową, oprócz standardowych elementów takich jak: wstęp, zakres umowy, czy warunki finansowe, warto również uwzględnić:

• zakres odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikające z nieprawidłowego wykonania zadania,
• klauzulę poufności informacji,
• procedury bezpieczeństwa danych,
• prawo do monitorowania i sprawdzania jakości świadczonych usług.

Umowa outsourcingu powinna być klarowna, precyzyjna i sprawiedliwa. Przed jej podpisaniem uważnie przeczytaj wszystkie zapisy i ewentualne skonsultuj się z prawnikiem. Dopytaj o wszystko co Cię niepokoi. Upewnij się, że rozumiesz zapisy w umowie, tak samo jak firma outsourcingowa.

Poniżej znajdziesz kilka propozycji narzędzi, które można rozważyć.

• VeraCrypt:

Dla użytkowników indywidualnych i firm. VeraCrypt to darmowe i otwarte oprogramowanie, które umożliwia szyfrowanie dysków, partycji oraz tworzenie zaszyfrowanych kontenerów danych. Jest dostępny na różne platformy, w tym Windows, macOS i Linux.

• BitLocker:

Dla użytkowników systemu Windows. BitLocker to narzędzie wbudowane w system Windows, zapewniające szyfrowanie całych dysków. Jest łatwe w użyciu i dostępne w wersjach Professional i Enterprise.

• FileVault:

Dla użytkowników systemu macOS. FileVault to narzędzie wbudowane w system macOS, umożliwiające szyfrowanie całego dysku. Zapewnia skuteczną ochronę danych na komputerach M

• Symantec Endpoint Encryption:

Dla firm. Symantec Endpoint Encryption to kompleksowe rozwiązanie szyfrowania dla przedsiębiorstw. Narzędzie to zapewnia zaawansowane funkcje zarządzania, w tym zdalne usuwanie danych i audyt aktywności.

• AxCrypt:

Dla użytkowników indywidualnych i małych firm. AxCrypt to narzędzie do szyfrowania plików, które umożliwia łatwe udostępnianie zaszyfrowanych plików z innymi użytkownikami. Jest dostępne na platformy Windows, macOS, Android i iOS.

• GNU Privacy Guard (GPG):

Dla użytkowników indywidualnych i deweloperów. GPG to darmowe narzędzie do szyfrowania e-maili, plików i komunikacji. Jest szeroko stosowane w środowisku programistycznym, ponieważ sprawnie współpracuje z wieloma klientami poczty elektronicznej.

Outsourcing IT jest strategicznym narzędziem dla wielu firm, jednak skuteczne zarządzanie bezpieczeństwem danych wymaga starannego przygotowania i działań prewencyjnych. W obecnym dynamicznie zmieniającym się świecie technologii zagrożenia z bezpieczeństwa danych są realne. Polityka regularnej zmiany haseł jest minimum, które w wielu przypadkach nie wystarczy. Wybór odpowiedniego dostawcy, klarowne umowy, skuteczne technologie oraz świadomość pracowników to kluczowe elementy, które pomagają utrzymać wysoki poziom bezpieczeństwa danych w środowisku outsourcingu IT. W Infolet wypracowaliśmy szereg rozwiązań, które wpływają na bezpieczeństwo i wysoką jakoś naszych usług. Przemyślane podejście do ochrony informacji przyniesie korzyści zarówno klientowi, jak i dostawcy usług outsourcingowych.