Procedura zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób
Procedura zgłaszania naruszeń oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń ma na celu umożliwienie dokonywanie zgłoszeń naruszeń prawa w kontekście związanym z pracą oraz zapewnienie sygnalistom właściwej i skutecznej ochrony przeciw działaniom odwetowym jakie mogłyby zostać podjęte w związku z dokonanym zgłoszeniem.
Procedura nie obejmuje zgłoszeń dokonywanych anonimowo. Zgłoszenia dokonywane anonimowo nie są rozpoznawane.
Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa dotyczące:
a) korupcji;
b) ochrony prywatności i danych osobowych;
c) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
d) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
e) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
Zgłoszenia wewnętrzne mogą być dokonywane poprzez poufne kanały zgłoszeń, w szczególności:
a) w formie listownej na adres Pracodawcy z dopiskiem „Zgłoszenie naruszenia”, „Sygnalista” lub innym równoważnym, bez podawania danych nadawcy na kopercie;
b) osobiście do osoby wyznaczonej – Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa;
c) poprzez wrzucenie pisma do skrzynki na listy zamieszczonej na terenie podmiotu;
d) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@infolet.pl;
Zgłoszenie naruszenia prawa powinno zawierać w szczególności:
a) wskazanie danych osobowych sygnalisty, w szczególności adresu do kontaktu;
b) podanie okoliczności naruszenia, w szczególności daty, miejsca, osób biorących udział lub mogących posiadać informacje na temat naruszenia,
c) w miarę możliwości wskazanie dowodów.
Wzór zgłoszenia naruszenia prawa stanowi załącznik nr 3 do Procedury.
Zgłoszenia są rejestrowane przez Pełnomocnika ds. zgłoszeń naruszeń prawa, który w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
Pełnomocnik ds. zgłoszeń naruszeń prawa dokonuje weryfikacji zgłoszenia, a następnie decyduje o działaniach następczych.
Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia prawa jest Infolet Sp. z o.o. Szczegółowa informacja na temat przetwarzania danych osobowych stanowi załącznik nr 4 do Procedury.
