Jak przebiega

proces legalizacji pobytu cudzoziemców

w Polsce?
Katarzyna Bodziony
07.12.2022

Według szacunków, w Polsce brakuje około kilkudziesięciu tysięcy specjalistów IT. Jednak niedobór pracowników widać niemal w każdej branży.

Dla firm borykających się z brakami kadrowymi, rozwiązaniem może być zatrudnianie cudzoziemców.

Jak przebiega taki proces? Od czego należy zacząć proces legalizacji? Jak trudno jest uzyskać pozwolenie na pobyt i pracę dla obcokrajowca?

proces legalizacji pobytu

Czy widzisz wzrost zainteresowania pracą w Polsce na przestrzeni ostatnich lat?

Tak, jest diametralna różnica. Zajmuję się tym tematem od 2015 roku. Widzę, że ostatnie dwa lata to ogromny wzrost aplikacji osób, które chcą pracować w Polsce. Najwięcej aplikuje obywateli z krajów ościennych, zza wschodniej granicy. Zauważa się też wzrost aplikacji osób z Ameryki Południowej, czy z Azji.

Wspomniałaś, że zajmujesz się tym od 2015 roku. Od tego czasu Infolet oferuje taką usługę swoim Klientom. Jakie były początki tej działalności?

Zdobyłam te kompetencje trochę przypadkiem. Przed rokiem 2015 zrekrutowaliśmy i zatrudniliśmy pierwszego cudzoziemca do projektu, dla naszego Klienta. By zalegalizować jego pobyt musiałam przetrzeć te ścieżki. Proces wyglądał jednak zupełnie inaczej.

Nasz Urząd (Wydział Spraw Cudzoziemców Urzędu Wojewódzkiego) pracował w dużo mniejszym, niż aktualnie, składzie. Tam przychodziło się z dokumentami by złożyć wniosek. Po jego złożeniu szybko otrzymaliśmy decyzję (mimo, że ilość wymaganych do złożenia dokumentów była dużo większa).

Nasz pracownik pracował z nami ponad 10 lat. Przez cały ten czas dbaliśmy o legalność jego pobytu odnawiając pozwolenia na pobyt, itp.  Sam proces dał mi sporą wiedzę i doświadczenie. Zaczęłam odpowiadać na zapytania o wsparcie w procesie legalizacji pobytu cudzoziemców spływające od innych Klientów.

Iloma sprawami legalizacji pobytu cudzoziemców zajmowałaś się do tej pory?

Do tej pory, wraz z koleżanką, przeprocesowałyśmy około 800 spraw.

Masz ogromne doświadczenie. Jak uzyskać zezwolenie na pobyt i zatrudnienie cudzoziemca? Zacznijmy może od prostszego przypadku – zrekrutowaliśmy i chcemy zatrudnić obywatela UE.
Jak wygląda proces?

To najprostsza sytuacja.

Obywatel Unii Europejskiej przyjeżdżając może przebywać w Polsce do 3 miesięcy bez zezwoleń czy innych dokumentów. Musi mieć ze sobą jedynie jakiś dokument identyfikacyjny (ID card lub paszport). Po upływie 3 miesięcy powinien zarejestrować swój pobyt na czas dłuższy w Urzędzie Wojewódzkim.

Nie jest to proces ani trudny, ani czasochłonny. Pracodawca w Polsce może go zatrudnić bez żadnych ograniczeń, tak samo jak obywatela Polski. Cudzoziemiec ma nieograniczony dostęp do rynku pracy, może zmieniać stanowiska czy pracodawców.

Jak to jest w przypadku obywateli państw spoza UE?

Zacznijmy od obywateli państw z tzw. uproszczoną procedurą. Są to: Ukraina, Białoruś, Gruzja, Armenia i Mołdawia.

Legalizacja pobytu w procedurze uproszczonej, polega na zarejestrowaniu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w Urzędzie Pracy. Właściwym dla miejsca wykonywania pracy lub siedziby firmy. Oświadczenie rejestruje się elektronicznie, a cały proces zajmuje około 7 dni. To oświadczenie upoważnia cudzoziemca do udania się do konsulatu i otrzymania wizy. Jest to dokument zastępujący zezwolenie na pracę. Obecnie to bardzo wygodny i mało angażujący proces. Nie wymaga opinii Starosty ani żadnych dodatkowych dokumentów. Urzędowa opłata to 100 zł.

Jak wygląda proces legalizacji pobytu w przypadku obywateli państw trzecich?
Spoza UE i bez uproszczonej procedury?

Jest bardziej złożony.

Chcąc zatrudnić cudzoziemca, który przebywa w kraju swojego pochodzenia musi on najpierw uzyskać wizę. Aby uzyskać wizę, musimy postarać się o zezwolenie na pracę. Proces uzyskania zezwolenia na pracę jest dość krótki. Zezwolenia na pracę (w naszym rejonie) uzyskuje się do miesiąca. Natomiast jest obłożony dużo większą ilością dokumentów.

Najdłuższe jest oczekiwanie na opinię starosty powiatowego. Opinia starosty potwierdza, że nie ma osoby poszukującej pracy w naszym kraju, która mogłaby spełniać wymagania stawiane kandydatowi na dane stanowisko. Na taką opinię czeka się około 2-3 tygodnie. Wnioskuje się o nią w Grodzkim Urzędzie Pracy. GUP weryfikuje zasadność wymagań oraz ilość zarejestrowanych kandydatów, którzy ewentualnie mogliby spełniać takie wymagania. Jeżeli w GUP są zarejestrowane takie osoby, ich aplikacje są przesyłane do pracodawcy. Pracodawca ma obowiązek zweryfikowania, czy ich kompetencje odpowiadają wymaganiom na danym stanowisku.  Jeżeli tak, pierwszeństwo zatrudnienia ma taka osoba. Jeżeli nie, pracodawca musi uzasadnić, dlaczego dany kandydat nie spełnia wymagań oferty.

Jeżeli okaże się, że w GUP nie ma zarejestrowanych takich kandydatów, lub kandydaci nie spełniają wymagań oferty, starosta wydaje opinię. Taką opinię dołącza się do wniosku o zezwolenie na pracę. Kandydat, starający się o zezwolenie na pracę, powinien być w stanie udowodnić, że spełnia wszystkie wymagania wymienione w ofercie. Między innymi przedłożyć dyplom ukończenia studiów wyższych, czy certyfikat znajomości języka obcego.

Po otrzymaniu zezwolenia na pracę, proces wygląda podobnie jak w przypadku procedury uproszczonej. Cudzoziemiec aplikuje o wizę w konsulacie Polski w kraju swojego pochodzenia. Następnie uzyskuje wizę z dostępem do rynku pracy. Wiza najczęściej jest wydawana na rok. Obcokrajowiec może przyjechać do Polski i rozpocząć pracę. W tym czasie może starać się o pozwolenie na pobyt czasowy, jeżeli chce zostać w Polsce dłużej niż czas określony wizą.

Jakie dokumenty muszą przygotowywać kandydaci do legalizacji pobytu?
W najtrudniejszym przypadku.

Aby uzyskać zezwoleniu na pobyt i pracę potrzebne są: kopia paszportu oraz dokumenty potwierdzające jego kwalifikacje (dyplomy, certyfikaty, referencje z poprzednich miejsc pracy).

Na czym polega Twoja pomoc?

Obowiązkiem pracodawcy jest uzyskanie zezwolenia na pracę oraz rejestracja oświadczenia o powierzeniu pracy. Obowiązkiem cudzoziemca jest dostarczenie wymaganych dokumentów. Podmiotem odpowiedzialnym za proces jest pracodawca.

Jeżeli firma, chce zlecić procedurę legalizacji pobytu cudzoziemca stronie trzeciej, musi wydać stosowne upoważnienie. Na przykład firmie Infolet.

Mając takie upoważnienie:

  • wypełniam wnioski,
  • składam dokumenty,
  • podpisuję oświadczenia,
  • rezerwuję terminy spotkań w Urzędach
  • i nadzoruję przebieg całego procesu.

Natomiast zadaniem Klienta jest przedstawienie oświadczenia, że firma lub osoba zarządzająca tym podmiotem, nie była karana w związku z zatrudnianiem cudzoziemców. W tym procesie również jestem w stanie pomóc.

Czy proces legalizacji pobytu jest czasochłonny?

To zależy.

Najmniej czasochłonny jest proces rejestracji pobytu dla obywateli UE – około 7 dni. Podobnie w przypadku obywateli z krajów o uproszczonej procedurze. Najbardziej czasochłonny jest etap uzyskania wizy. Czyli starania się o opinię, składanie wniosku wizowego, oczekiwanie na decyzję. To może zająć nawet do 3 miesięcy.

A jak wygląda sytuacja z cudzoziemcami, którzy są już w Polsce, a my chcemy ich zatrudnić?

Aby zatrudnić taką osobę, musimy mieć dokument, który legalizuje jego pobyt oraz pracę.

W niektórych przypadkach może to być jeden dokument łączący te dwie funkcje. Jeżeli cudzoziemiec mieszka w Polsce i posiada wizę, pracodawca musi mu zapewnić oświadczenie lub zezwolenie na pracę.

Są także sytuacje, gdzie cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Zdarza się to w przypadku studentów dziennych w Polsce czy absolwentów polskich uczelni itp.

Jeżeli cudzoziemiec ma już zezwolenie na pobyt, należy zweryfikować czy to zezwolenie upoważnia go do pracy w naszej firmie. Takie zezwolenie może umożliwiać pracę w całej Polsce. Może jednak ograniczać się tylko do pracy w firmie, dla której to pozwolenie zostało wydane. Wtedy, zależnie od przypadku jako pracodawca wnioskujemy o zezwolenie na pracę, rejestrujemy nowe oświadczenie lub zmieniamy posiadane przez cudzoziemca zezwolenie.

Sytuacja obywateli Ukrainy jest obecnie dość niedookreślona. Z czego to wynika oraz czy masz informacje, kiedy może się ona wyklarować?

W Polsce, sytuacja obywateli Ukrainy pod względem legalności pobytu i dostępu do rynku pracy, na ten moment jest jasna i bezpieczna. Specustawa (Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy) dawała możliwość osobom, które przekroczyły Polską granicę uciekając przed wojną – czyli po 24 lutego 2022, złożenia wniosku o pobyt czasowy w Polsce po 9 mc od wjazdu.

Obecnie* jest w procesie nowelizacja ustawy, która według projektu ma zlikwidować tą możliwość. Uznając, że osoby te są zabezpieczone mając ochronę czasową do sierpnia 2023 roku. W projekcie ustawy jest wycofana możliwość składania takiego wniosku. Natomiast przepisy ogólne zakładają, że cudzoziemiec objęty ochroną czasową nie może wnioskować o pobyt czasowy. W związku z tym, żeby nie dublować legalności pobytu, ta możliwość została wycofana z projektu. Jest on nadal analizowany przez komisje prawnicze i nie wiadomo, kiedy zostanie zatwierdzony.

Na ten moment formalnie nic nie stoi na przeszkodzie by taki wniosek złożyć. Specustawa zezwala na to, a osobom, które wjechały do Polski zaraz po wybuchu wojny właśnie minął okres 9 miesięcy. Natomiast w projekcie ustawy jest informacja, że jeżeli już te osoby złożyły wniosek, to pozostanie on bez rozpoznania.

*rozmowa została przeprowadzona pod koniec listopada 2022 roku

Czy chciałabyś coś dodać do powyższych wypowiedzi?

Tak 🙂

Formalności związane z legalizacją pobytu cudzoziemców, na początku mogą wydawać się skomplikowane. Mamy kilka ścieżek postępowania, w zależności od sprawy. Zmieniające się przepisy nie ułatwiają sprawy. Dlatego, jeśli firma planuje zatrudnienie wielu cudzoziemców, sugerowałabym zatrudnienie osoby dedykowanej tylko do tego procesu.

Ze swojej strony zachęcam do współpracy z nami. Mamy wieloletnie doświadczenie i co także ważne, rozumiemy różnice kulturowe i potrafimy załatwić sprawy z osobami z każdej narodowości. Myślę, że te 800 spraw zakończonych sukcesem, z których spora część to sprawy legalizacji pobytu z państw trzecich, bez uproszczonej procedury, najlepiej świadczy o naszych kompetencjach.

To prawda!
Bardzo dziękuję za rozmowę!

Rozmawiały Katarzyna Bodziony oraz Irena Bobulska-Flaga.