Czy outsourcing rekrutacji obniży Twoje koszty?

Kiedy w firmie pojawia się konieczność ograniczania kosztów, często pierwsze kroki kierowane są do działu HR. To tam szukane są oszczędności, często przez cięcia w zatrudnieniu.

Dlaczego? Trochę paradoksem jest, że „haery” postrzegane są jako ta miękka, niemierzalna dziedzina biznesu. Jeśli przychodzi do cięcia kosztów, ten dział często wybierany jest jako pierwszy, ponieważ twardą daną w HR, to liczba zatrudnionych.

Proces decyzyjny jest prosty, jeśli utrzymanie X pracowników wynosi Y, to obcinając zatrudnienie o Z procent, oszczędzimy pieniądze. Po takim działaniu wykresy pójdą w górę, Excel zaświeci się na zielono, będzie można ogłosić sukces i się rozejść. Aż do kolejnego kryzysu i potrzeby cięcia kosztów. Oczywiście, w tym samym czasie może nam wzrosnąć rotacja, czy spaść poziom satysfakcji z pracy, ale kto by się tym przejmował, szczególnie skoro nie mierzył tego wcześniej.

Jeśli rozważasz outsourcing rekrutacji jako narzędzie do optymalizacji procesów w firmie, ten artykuł jest dla Ciebie. Nie tylko odpowie na pytania:

• Dlaczego warto mierzyć koszty rekrutacji?
• Jakie są najpopularniejsze wskaźniki dla rekrutacji?
• Jak je mierzyć i wyciągać z nich wnioski?
• Kiedy outsourcing może wpływać na koszty rekrutacji?

Pomoże także podjąć świadomą i przemyślaną decyzję.

Dla kogo jest ten artykuł?

• Dla kadry zarządzającej, przed którą stoją decyzje strategiczne
• Dla managerów i pracowników działów HR, którzy chcą być partnerami dla biznesu
• Dla wszystkich osób decyzyjnych w firmach, które chcą podejmować świadome decyzje, oparte na danych z własnej firmy, a nie metodą „na misie”*

Aby świadomie zarządzać rekrutacją, potrzebujesz nie tylko świetnie zaprojektowanego procesu. Równie istotne jest jego regularne monitorowanie i analizowanie.

Systematyczne badanie i analiza kosztów rekrutacji pozwala:

• Zrozumieć efektywność procesu rekrutacyjnego. Szybciej zidentyfikujesz obszary wymagające usprawnień.
• Optymalizować budżet HR. Znając koszty związane z rekrutacją możesz lepiej planować wydatki, oraz podejmować trafniejsze decyzje o alokacji zasobów.
• Porównywać wyniki. Analizując koszty i inne wskaźniki będzie Ci łatwiej przeprowadzić benchmarking procesów wewnętrznych z rynkowymi standardami.
• Minimalizować straty. Wskaźniki pomagają uniknąć niepotrzebnych wydatków. Mając wiedzę o kosztach wynikających z długich procesów rekrutacyjnych, dużej rotacji czy nieefektywnych kanałów pozyskiwania kandydatów będzie Ci łatwiej zidentyfikować obszary do poprawy.

 

Przeczytaj również:

Zanim zdecydujesz się na outsourcing

Obniżenie kosztów rekrutacji – jakie są sposoby

Jak motywować pracowników gdy brakuje pieniędzy?

Aby skutecznie zarządzać kosztami, warto regularnie analizować kilka kluczowych wskaźników. Poniżej przedstawiamy, te które naszym zdaniem są najbardziej pomocne przy optymalizacji kosztowej.

1. Cost per Hire (CPH) – Koszt na zatrudnienie

Cost per Hire (CPH) to wskaźnik, który określa, ile firma wydała na rekrutację jednej osoby. Jest to jeden z najbardziej podstawowych wskaźników. Łączy zarówno koszty wewnętrzne (np. praca działu HR, czas poświęcony przez menedżerów), jak i zewnętrzne (np. reklamy rekrutacyjne, agencje rekrutacyjne).

Wzór:

Przykład: Firma zatrudniła 10 nowych pracowników w ciągu roku. Koszty wewnętrzne rekrutacji wyniosły 50 000 zł, a koszty zewnętrzne (np. opłaty za ogłoszenia rekrutacyjne, usługi agencji) 20 000 zł. CPH obliczamy jako:

CPH = (50 000 zł + 20 000 zł) / 10 = 7 000 zł

Oznacza to, że koszt zatrudnienia jednego pracownika w danym roku wyniósł 7 000 zł. Monitorowanie tego wskaźnika, szczególnie kosztów zewnętrznych, pomoże w lepszym planowaniu budżetu rekrutacyjnego.

 

2. Time to Fill (TTF) – Czas wypełnienia wakatu

Time to Fill (TTF) określa średni czas potrzebny na zatrudnienie pracownika na określone stanowisko. Liczymy go od momentu opublikowania ogłoszenia o pracę do podpisania umowy. Jest to ważny wskaźnik, który pozwala ocenić efektywność procesu rekrutacyjnego.

Wzór:

Przykład: W firmie otwarte były 4 stanowiska. Czas wypełnienia każdego wakatu wyniósł 30, 45, 60 i 40 dni. Średni czas wypełnienia wakatu wynosi:

TTF = (30 + 45 + 60 + 40) / 4 = 43,75 dni

Oznacza to, że średni czas wypełnienia wakatu w firmie wynosi 43,75 dnia.

 

3. Quality of Hire (QoH) – Jakość zatrudnienia

Quality of Hire (QoH) jest wskaźnikiem oceniającym jakość nowo zatrudnionych pracowników.  Ten wskaźnik jest trudniejszy do zmierzenia. Jego wynik zależy od różnych czynników, takich jak: wyniki pracy pracownika, jego retencja oraz ocena przełożonych. Jakość zatrudnienia może być mierzona za pomocą kwantyfikowanych kryteriów, takich jak wydajność, wyniki okresowych ocen czy satysfakcja menedżera.

Wzór:

Przykład: Wydajność nowego pracownika oceniono na 80 punktów, retencję na 90, a satysfakcję menedżera na 85 punktów (w skali 100 punktowej). Obliczamy jakość zatrudnienia:

QoH = (80 + 90 + 85) / 3 = 85 punktów

Wskaźnik ten pokazuje, że nowo zatrudniony pracownik spełnia oczekiwania firmy.

 

4. Offer Acceptance Rate (OAR) – Wskaźnik przyjęcia oferty

Offer Acceptance Rate (OAR) mierzy, jak często oferty pracy złożone kandydatom są przez nich przyjmowane. Wysoki wskaźnik OAR wskazuje, że firma jest konkurencyjna na rynku pracy, a jej oferta jest atrakcyjna dla kandydatów.

Wzór:

Przykład: Firma złożyła 20 ofert pracy, z czego 15 zostało zaakceptowanych. Wskaźnik przyjęcia oferty wynosi:

OAR = (15/ 20) X 100% = 75%

Wskaźnik przyjęcia ofert wynosi 75%. Wynik pozwala wnioskować, że propozycje pracy firmy są atrakcyjne dla kandydatów.

 

5. Candidate Sourcing Channel Efficiency (CSCE) – Efektywność kanałów pozyskiwania kandydatów

Candidate Sourcing Channel Efficiency (CSCE) mierzy, jak efektywne są różne kanały pozyskiwania kandydatów. Pozwala to firmom zidentyfikować najbardziej skuteczne metody rekrutacji, a co za tym idzie – zoptymalizować wydatki na rekrutację.

Wzór:

Przykład: Z portalu ogłoszeniowego pozyskano 50 aplikacji, z których zatrudniono 5 osób. Efektywność tego kanału wynosi:

CSCE = (5 / 50) X 100% = 10%

Wskaźnik ten pokazuje, że tylko 10% kandydatów pozyskanych z tego kanału zostało zatrudnionych. Jeśli do tej pory korzystałeś tylko z tego jednego źródła, ten wynik może sugerować potrzebę wykorzystania innych źródeł kandydatów.

Outsourcing procesów rekrutacyjnych (RPO — Recruitment Process Outsourcing), zyskuje na popularności wśród polskich przedsiębiorców. Usługa ta polega na zlecaniu części lub całości zadań związanych z rekrutacją zewnętrznym firmom specjalizującym się w HR. Outsourcing ten może znacząco wpłynąć na optymalizację kosztów rekrutacji i przynieść szereg korzyści, zwłaszcza gdy uwzględnimy omawiane wskaźniki.

Redukcja Cost per Hire (CPH). Dysponują specjalistycznym know-how i dużą bazą kandydatów wewnętrznych. Obecnie to ponad 11 tysięcy specjalistów IT.  Dzięki temu obniżamy koszt zatrudnienia specjalisty, a czas trwania procesu rekrutacji jest zwykle krótszy, co prowadzi do obniżenia całkowitych kosztów rekrutacyjnych. Nasi klienci oszczędzają na kosztach wewnętrznych (między innymi wielkość działu rekrutacji, czas pracy zespołu HR). Co więcej, działamy w różnych modelach płatności. Napisz na sales@infolet.pl i zapytaj jaka forma płatności byłaby odpowiednia dla Twojego projektu.

 

Skrócenie Time to Fill (TTF). Wspomniana wyżej, regularnie aktualizowana baza kandydatów, konta Recruiter LinkedIn, obszerna baza newslettera czy świetnie działający system poleceń pracowniczych to niektóre narzędzia, które sprawiają, że nie czekamy na odpowiednie aplikacje, ale aktywnie znajdujemy odpowiednich kandydatów. Dzięki temu szybciej przedstawiamy specjalistów do pracy naszym klientom. Nasz rekord to niecała godzina, która upłynęła od momentu otrzymania opisu stanowiska do przedstawienia odpowiadającego wymaganiom kandydata. Skrócenie czasu poszukiwania nowych pracowników wpływa bezpośrednio na obniżenie kosztów związanych z wakatami.

 

Poprawa efektywności kanałów pozyskiwania kandydatów (CSCE). Od wielu lat regularnie mierzymy efektywność kanałów pozyskiwania kandydatów. Oprócz wskaźnika CSCE analizujemy, które źródła lepiej konwertują w zależności od poziomu specjalizacji czy trudności stanowiska. Dzięki temu wiemy, które źródła lepiej sprawdzą się przy stanowiskach managerskich, a które przy juniorskich. Szybciej pozyskujemy właściwych kandydatów dla naszych klientów. Efektywność naszych procesów rekrutacyjnych jest często wyższa niż procesów rekrutacyjnych prowadzonych przez rekruterów wewnętrznych, którzy nie mierzą tych wskaźników.

 

Zwiększenie Quality of Hire (QoH). Nasz proces rekrutacji ustawiamy indywidualnie pod danego klienta. Umożliwia to dokładniejszą selekcję kandydatów, zwiększając tym samym jakość rekomendowanych osób. Dzięki temu spadają koszty związane z rekrutacją niewłaściwych kandydatów. W porównaniu do CPH zakończonego sukcesem, koszt błędnej rekrutacji wzrasta trzykrotnie. Jeśli takich rekrutacji w roku jest więcej, ma to duży wpływ na budżet HR.

 

 

Przedstawione wskaźniki, naszym zdaniem są nieocenionymi narzędziami dla menedżerów i działów HR.  Umożliwiają optymalizację procesów oraz lepsze zarządzanie budżetem. Monitorowanie wskaźników takich jak CPH, TTF, QoH czy CSCE pozwala na identyfikację obszarów wymagających usprawnień oraz świadome podejmowanie decyzji rekrutacyjnych.

Słabsze wyniki z wyżej wymienionych wskaźników, mogą pomóc w podjęciu decyzji o skorzystaniu z outsourcingu rekrutacji.

Wykorzystanie firmy zewnętrznej zwłaszcza przy trudnych i czasochłonnych procesach może znacząco wpłynąć na obniżenie kosztów oraz poprawę jakości rekrutacji. Dzięki zewnętrznym specjalistom Twoja firma zyskuje dostęp do nowoczesnych narzędzi i szerokiej bazy kandydatów. Efektem będzie lepsza efektywność rekrutacji oraz większe oszczędności w Twojej firmie.

 

Zastanawiasz się czy zlecenie rekrutacji firmie zewnętrznej będzie opłacalne? Napisz do nas: sales@infolet.pl a skontaktujemy się z Tobą i odpowiemy na pytania.

---

* (wydaje mi się)

---

**Do napisania artykułu zainspirowała mnie książka “Liczby w HR. Matematyczne ramy najbardziej ludzkiej części biznesu” Anny Morawiec – Bartosik