Jak wdrożenie kultury feedbacku

Feedback w kontekście firmowym to informacje zwrotne udzielane pracownikowi lub zespołowi, które mają na celu poprawę efektywności, zachowań i wyników. Może być pozytywny (wzmacniający), jak i konstruktywny (skupiający się na obszarach do poprawy). Feedback jest także rozumiany jako informacja zwrotna od rekrutera dla kandydata. Tak myśleliśmy o feedbacku w Infolet.

Czy uważaliśmy się świetni w feedbacku?

Oczywiście!

Przecież priorytetem było udzielanie, po każdym etapie rekrutacji, informacji zwrotnej kandydatowi.

Menadżersko również wszystko wydawało się zaopiekowane — one-to-one’y, oceny okresowe, wskazywanie obszarów do poprawy.

A jednak pojawiały się problemy i frustracje, że informacje, które przekazywaliśmy, były niekiedy rozumiane w sposób sprzeczny z intencjami.

Zaczęliśmy się zastanawiać, jak poprawić jakość komunikacji w firmie. Postanowiliśmy zacząć od szkolenia.

 

Przeczytaj, jak wprowadzenie kultury feedbacku w firmie wpłynęło na zwiększenie efektywności i poprawiło komunikację.

Umiejętne udzielanie feedbacku ma pozytywny wpływ na organizację.

Najważniejsze z nich:

• Wzrost zaangażowania pracowników
• Wzrost transparentności
• Pomoc w rozwoju pracowników

Pracownikowi, który regularnie otrzymuje informację zwrotną o swojej pracy, jest doceniany za swój wkład, jest dużo łatwiej zobaczyć szerszą perspektywę swojego działania. Jego motywacja i zaangażowanie w działania firmy rosną.

Pracownik, który ma jasno wskazane obszary do poprawy, wie, czego się od niego oczekuje, oraz wie, nad czym powinien się skupić. Daje mu to możliwość pracy nad sobą, wspomaga w rozwoju.

Otwarcie na udzielanie feedbacku dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, w którym kierunku idzie przekaz, pomogło nam w zachowaniu transparentności. Jest to dla nas bardzo istotne, gdyż transparentność jest jedną z najważniejszych wartości naszej firmy.

W Infolet bezpieczne środowisko do udzielania informacji zwrotnej staramy się budować od samego początku istnienia firmy.

Już na onboardingu wspominamy, jak ważna jest dla nas otwarta komunikacja, wymiana opinii. Informacja zwrotna ma być w poszanowaniu drugiej osoby.

O regularność i dwukierunkowość również zadbaliśmy od samego początku. Realizujemy to między innymi poprzez politykę “otwartych drzwi” do prezesa. Co więcej, każdy pracownik może umówić się z każdym managerem, kiedy czuje taką potrzebę. Nie musi czekać, aż inicjatywa wyjdzie ze strony menadżera. Oczywiście narzędzia typu one to one czy oceny okresowe również są standardem.

Jak wspomniałam na początku, zauważyliśmy jednak, że brakuje nam szkolenia jak prawidłowo dawać i przyjmować feedback.

Celem nadrzędnym była poprawa komunikacji i w efekcie poprawa jakości współpracy w zespołach i między działami.

Korzyści, które zauważyliśmy po szkoleniu z udzielania i przyjmowania feedbacku:

• Wzrosła efektywność zespołów, pracownicy lepiej pracują. Jest mniej nieporozumień. Problemy, które wcześniej były zamiatane pod dywan i wpływały negatywnie na atmosferę w firmie, teraz są szybko wyjaśniane. Poprawiła się jakość pracy, atmosfera oraz relacje między pracownikami.

 

• Samoświadomość pracowników uległa zmianie. Teraz już wiemy, żeby się zastanowić, zanim udzielimy informacji zwrotnej nad celem wypowiedzi. Uświadomienie sobie celu wypowiedzi oraz osoby, z którą chcemy porozmawiać, sprawia, że bardziej zastanawiamy się nad doborem słów.

 

• Zaczęliśmy też zwracać uwagę, czy feedback, który udzielamy współpracownikowi, faktycznie będzie dla niego impulsem do rozwoju, czy tylko nam poprawi samopoczucie.

Przykład:

“Zaczęłam się zastanawiać, czy jeśli zwrócę uwagę na sposób pracy drugiej osobie, to będzie to dlatego, że chcę, żeby robiła lepiej to zadanie — rozwijała się; czy dlatego, że chcę, aby robiła to “po mojemu”, bo uważam, że mój sposób jest lepszy”.

• Więcej się doceniamy. Podczas szkolenia uświadomiliśmy sobie, jak ważne jest docenianie siebie nawzajem. Zakładaliśmy, że na ogół ludzie wiedzą, że robią dobrą robotę i nie trzeba im o tym mówić. Dyskusja pokazała jednak coś innego. Odkąd udzielamy sobie również pozytywnej informacji zwrotnej pracownikom, podkreślając jak ich zachowanie czy ich pomoc, pozytywnie wpłynęły na naszą pracę, po prostu przyjemniej się pracuje.

 

• Kolejna korzyść, nieoczywista na początku, to taka, że zmiana sposobu komunikacji z “my” na “ja”, sprawiło, że feedback stał się skuteczniejszy. Zmiana w wypowiedzi z “wszyscy uważają, że….” na “uważam, że…” powoduje, że komunikat jest bardziej osobisty. Odbiorca automatycznie zwraca na niego większą uwagę.

Największym wyzwaniem było uświadomienie sobie, że potrzebujemy w ogóle wdrożenia kultury feedbacku. Jak wspomniałam na początku, oczywistym było dla nas, że udzielamy informacji zwrotnej, a inni ją odbierają.

Kiedy już uświadomiliśmy sobie, że jednak mamy braki, zaproponowaliśmy szkolenie. W szkoleniu wzięli udział wszyscy pracownicy back office — od prezesa, poprzez managerów, aż do specjalistów. Nie jesteśmy wielkim zespołem, często współpracujemy między zespołami. Dlatego zależało nam, aby wszyscy przeszkolili się w jednym terminie.

Na początku postawa pracowników biorących udział w szkoleniu była dość zachowawcza. Część osób tremował fakt, że jednym z uczestników szkolenia był prezes firmy wraz z managerami. Z upływem czasu, kiedy była możliwość na otwartą wymianę zdań i opinii, oraz dzięki rozważnej facylitacji, postawa zaczęła ulegać zmianie. Pomogło także ćwiczenie metody “obniżania lub podwyższania statusu”. Wymieszanie w parach spowodowało, że managerowie z pracownikami trenowali rozmowy podwyższające, jak i obniżające status rozmówcy. Dzięki temu nauczyliśmy się komunikacji ponad szczeblami organizacji.

Obecnie, największym wyzwaniem jest zachowanie równowagi między feedbackiem pozytywnym a korygującym. Podczas szkolenia wypłynęła potrzeba pozytywnego feedbacku. Jednak informacja zwrotna ma na celu również korektę zachowania, która ma prowadzić do poprawy współpracy a finalnie wpłynąć na efektywność pracy. W codziennych spotkaniach trenujemy feedback oparty na poszanowaniu drugiej osoby. Staramy się dawać informację zwrotną niemal natychmiast, aby jak najprościej mówić o oczekiwaniach wobec projektu czy zachowania drugiej osoby.

Poprawa relacji i atmosfery w firmie.

Już w kilka tygodni po szkoleniu zauważyliśmy poprawę atmosfery w firmie. Od kiedy przy udzielaniu informacji zwrotnej skupiamy się na zachowaniu, a nie na drugiej osobie. Zwrócenie uwagi na błąd jest odbierane jako doradztwo, a nie atak personalny. Feedback wspiera osoby, a nie zawstydza. Feedback jest początkiem do rozmowy. Nie jest komunikatem nadawanym w jedną stronę.

Poprawa wydajności i jakości pracy

Skupiamy się na rozwiązaniach, a nie problemach. Rozmawiamy o tym, jak sobie poradzić z wyzwaniem, co można zrobić inaczej. Bazujemy na faktach, a nie na ogólnych cechach. Szybciej dostosowujemy działania do zmieniających się wymagań, szybciej eliminujemy nieefektywne praktyki.

Klimat do wspólnego uczenia się

Feedback oparty na szacunku do współpracownika sprzyja nauce i wzajemnemu inspirowaniu. Pracownicy otrzymują jasne wytyczne dotyczące ich mocnych stron oraz obszary do ewentualnej poprawy. Dzięki temu bardziej świadomie podchodzą do swojego rozwoju, wybierając szkolenia, które pomagają im osiągnąć stawiane im cele.

Dzięki temu kompetencje całej organizacji rosną.

Otwartość w komunikacji

Zauważyliśmy, że powoli buduje się kultura feedbacku, w której pracownicy czują się swobodnie, wyrażając swoje opinie, czy to w relacji ze współpracownikami, czy przełożonymi.

Wierzymy, że transparentność w komunikacji pozwoli szybciej reagować na problemy, będzie zmniejszać liczbę nieporozumień i ułatwi rozwiązywanie konfliktów.

Z dużą ciekawością obserwujemy jak wdrożenie kultury feedbacku działa na naszą organizację. Liczymy na to, że dzięki otwartości będziemy mogli rozwijać się, unikając problemów komunikacyjnych. Wierzymy, że będziemy bardziej przyjaznym miejscem pracy, a nasi pracownicy będą łatwiej realizować cele i rozwijać.