Optymalizacja modelu rekrutacji i budowa Talent Acquisition team

Na tym przykładzie pokażemy, jak może wyglądać projekt strategicznego doradztwa HR realizowany przez Infolet. To usługa dla organizacji, które chcą uporządkować procesy rekrutacyjne, ograniczyć koszty współpracy z agencjami i zbudować wewnętrzne kompetencje Talent Acquisition.

Celem takiego projektu jest zaprojektowanie właściwego modelu działania i określenie, które procesy warto prowadzić wewnętrznie, gdzie agencje nadal wnoszą realną wartość oraz jak odciążyć managerów z operacyjnej części rekrutacji.

Organizacja zatrudniająca około 3000 pracowników realizuje rocznie kilkaset procesów rekrutacyjnych. Przy rotacji na poziomie 10–15% oznacza to około 300–450 rekrutacji rocznie.

Dotychczasowy model opiera się głównie na współpracy z agencjami rekrutacyjnymi oraz dużym zaangażowaniu managerów liniowych. Roczne koszty współpracy z agencjami mogą w takim modelu sięgać około 1,5 mln EUR. Dodatkowym kosztem jest czas managerów poświęcany na działania operacyjne: selekcję aplikacji, koordynację rozmów, komunikację z dostawcami czy bieżące ustalenia z kandydatami.

Najważniejsze wyzwania:

• wysokie koszty współpracy z agencjami rekrutacyjnymi,
• duże zaangażowanie managerów w działania operacyjne,
• ograniczona kontrola nad procesem i pipeline’em kandydatów,
• brak spójnego modelu współpracy między HR, managerami i partnerami zewnętrznymi,
• potrzeba lepszego planowania rekrutacji w perspektywie 12–24 miesięcy.

Celem jest zaprojektowanie bardziej efektywnego modelu rekrutacji, który pozwala organizacji:

• ograniczyć koszty współpracy z agencjami,
• zbudować wewnętrzne kompetencje Talent Acquisition,
• uporządkować proces od zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej do onboardingu,
• odciążyć managerów z działań operacyjnych,
• poprawić kontrolę nad pipeline’em kandydatów,
• świadomie decydować, które procesy prowadzić wewnętrznie, a które przekazywać partnerom zewnętrznym.

W nowym modelu rekrutacje powtarzalne i możliwe do obsługi wewnętrznie przejmuje zespół Talent Acquisition. Agencje pozostają wsparciem w przypadku stanowisk trudnych, niszowych, pilnych lub wymagających dodatkowego zasięgu.

Wspieramy organizację w przejściu od kosztownego i rozproszonego modelu rekrutacji do bardziej uporządkowanego, mierzalnego i efektywnego sposobu pozyskiwania talentów.

Zakres wsparcia obejmuje diagnozę obecnego modelu, rekomendację docelowej struktury, zaprojektowanie procesów oraz przygotowanie managerów i zespołu do pracy w nowym modelu.

Odpowiadamy za:

• analizę kosztów współpracy z agencjami rekrutacyjnymi,
• ocenę liczby i typów prowadzonych procesów rekrutacyjnych,
• analizę zaangażowania managerów w działania rekrutacyjne,
• porównanie kosztów obecnego modelu z kosztem budowy zespołu wewnętrznego,
• rekomendację struktury zespołu Talent Acquisition,
• określenie profilu kompetencyjnego TA Partnerów, wybranie oraz wdrożenie odpowiednich konsultantów do organizacji klienta,
• zaprojektowanie nowego procesu rekrutacyjnego,
• mapowanie ról i odpowiedzialności,
• przygotowanie SOP dla procesu zatrudniania,
• szkolenie managerów z nowego modelu współpracy,
• dobór narzędzi wspierających proces rekrutacyjny,
• określenie zasad współpracy z agencjami,
• wskazanie KPI do monitorowania efektywności procesu.

Pierwszym etapem projektu jest diagnoza obecnego modelu rekrutacji. Infolet analizuje koszty współpracy z agencjami, liczbę realizowanych procesów, typy stanowisk najczęściej przekazywanych zewnętrznym partnerom oraz zaangażowanie managerów w działania operacyjne.

W analizie uwzględniamy nie tylko faktury za usługi rekrutacyjne, ale również czas osób zaangażowanych w proces po stronie organizacji. Dzięki temu klient otrzymuje pełniejszy obraz kosztów oraz może ocenić, gdzie realnie traci budżet, czas i kontrolę nad procesem.

Na podstawie diagnozy przygotowujemy rekomendację docelowego modelu Talent Acquisition. W przykładowym wdrożeniu oznacza to budowę niewielkiego, doświadczonego zespołu TA, który przejmuje powtarzalne procesy rekrutacyjne i współpracuje bezpośrednio z hiring managerami.

Rekomendacja nie zakłada całkowitego odejścia od agencji. Jej celem jest świadome rozdzielenie procesów. Rekrutacje powtarzalne i możliwe do obsługi wewnętrznie trafiają do zespołu Talent Acquisition. Agencje rekrutacyjne pozostają wsparciem przy rolach trudnych, niszowych, pilnych lub wymagających dodatkowego zasięgu.

Kluczowe kompetencje TA Partnerów obejmują strategiczne planowanie rekrutacji, stakeholder management, znajomość kanałów pozyskiwania kandydatów, sourcing bezpośredni, współpracę z managerami oraz zarządzanie pipeline’em kandydatów. Dzięki temu zespół staje się operacyjnym partnerem dla biznesu.

Po zaakceptowaniu rekomendacji Infolet wspiera organizację w przełożeniu nowego modelu na konkretne procesy, role i odpowiedzialności.

Wdrożenie obejmuje mapowanie dotychczasowego procesu rekrutacyjnego oraz zaprojektowanie nowego sposobu współpracy między Talent Acquisition, HR, hiring managerami i agencjami. Celem jest uporządkowanie procesu od zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej do onboardingu nowego pracownika.

W wyniku mapowania powstaje SOP, czyli standard operacyjny dla procesu rekrutacji. Dokument określa, kto odpowiada za poszczególne etapy, kiedy angażowany jest manager, kiedy proces może trafić do agencji oraz jakie dane powinny być monitorowane, aby oceniać skuteczność nowego modelu.

Istotnym elementem wdrożenia jest również przygotowanie managerów do pracy w nowym procesie. Infolet wspiera organizację w szkoleniu managerów z zasad współpracy z zespołem TA, definiowania potrzeb rekrutacyjnych, udziału w procesie decyzyjnym oraz przekazywania feedbacku.

Dzięki temu managerowie zachowują wpływ na wybór kandydatów, ale nie są obciążeni operacyjną koordynacją rekrutacji. Ich rola koncentruje się na ocenie kompetencji, dopasowania do zespołu i decyzjach biznesowych.

Nowy model porządkuje sposób korzystania ze wsparcia agencji rekrutacyjnych. Agencje przestają być domyślnym kanałem obsługi większości wakatów, a stają się partnerem wykorzystywanym w sytuacjach, w których ich udział ma biznesowe uzasadnienie.

Dotyczy to przede wszystkim stanowisk trudnych, niszowych, pilnych, wymagających dodatkowego zasięgu lub takich, przy których wewnętrzny zespół TA potrzebuje wsparcia ze względu na skalę zapotrzebowania.

Dzięki temu organizacja ogranicza koszty, ale zachowuje elastyczność oraz dostęp do zewnętrznego know-how tam, gdzie jest ono rzeczywiście potrzebne.

Oszczędności wynikają z ograniczenia liczby procesów przekazywanych agencjom, lepszego wykorzystania wewnętrznego zespołu Talent Acquisition oraz zmniejszenia liczby roboczogodzin managerów poświęcanych na działania operacyjne.

W modelowym scenariuszu ograniczenie wykorzystania agencji o około 80% pozwala obniżyć koszty zewnętrznego wsparcia z 1,5 mln EUR do około 300 tys. EUR rocznie. Po uwzględnieniu kosztów zatrudnienia dwóch doświadczonych TA Partnerów oraz wdrożenia nowego procesu organizacja może wygenerować ponad 1 mln EUR oszczędności netto rocznie.

Efekt finansowy jest tylko jedną częścią zmiany. Równie istotne są większa kontrola nad procesem, lepsze planowanie rekrutacji, uporządkowany podział odpowiedzialności oraz odciążenie managerów z działań, które wcześniej zabierały im czas potrzebny na realizację celów biznesowych.

Wdrożenie pozwala organizacji rozwijać własne kompetencje Talent Acquisition, budować talent pool’e i świadomie decydować, które procesy prowadzić wewnętrznie, a gdzie korzystać z wyspecjalizowanych partnerów zewnętrznych.

Niższe koszty rekrutacji

Zespół Talent Acquisition przejmuje procesy powtarzalne i możliwe do obsługi wewnętrznie, co pozwala ograniczyć koszty prowizji agencyjnych. Agencje są wykorzystywane selektywnie, tam, gdzie ich wsparcie ma największą wartość.

Większa kontrola nad procesem

Organizacja zyskuje lepszy wgląd w pipeline kandydatów, źródła aplikacji, statusy procesów, efektywność kanałów pozyskiwania talentów oraz jakość współpracy z agencjami.

Odciążenie managerów

Managerowie nie prowadzą operacyjnej koordynacji rekrutacji. Ich rola koncentruje się na ocenie kompetencji, dopasowaniu do zespołu i podejmowaniu decyzji biznesowych.

Spójny proces rekrutacyjny

Nowy SOP porządkuje sposób zgłaszania potrzeb, prowadzenia procesów, komunikacji z kandydatami i współpracy między Talent Acquisition, HR, managerami oraz partnerami zewnętrznymi.

Budowa kompetencji wewnętrznych

Organizacja rozwija własne kompetencje Talent Acquisition, buduje talent poole i ogranicza zależność od zewnętrznych dostawców w procesach, które może samodzielnie i skutecznie prowadzić.

Lepsze wykorzystanie agencji

Agencje pozostają elementem modelu, ale są angażowane w sposób bardziej świadomy: przy rolach trudnych, pilnych, niszowych lub wymagających dodatkowego zasięgu.

Optymalizacja działań rekrutacyjnych i budowa zespołu Talent Acquisition nie powinna być traktowana jako proste zastąpienie agencji rekrutacyjnych.

Kluczowe znaczenie mają diagnoza kosztów, analiza procesów, właściwy podział odpowiedzialności, przygotowanie managerów i jasne określenie, kiedy organizacja powinna działać wewnętrznie, a kiedy korzystać ze wsparcia zewnętrznych partnerów.

Infolet wspiera firmy w projektowaniu takiego modelu: od diagnozy i rekomendacji, przez mapowanie procesów i przygotowanie SOP, po wdrożenie zmian oraz budowę efektywnych zespołów Talent Acquisition.

Dzięki temu organizacja może ograniczyć koszty rekrutacji, odciążyć managerów, zwiększyć kontrolę nad procesem i korzystać z agencji tam, gdzie ich wsparcie realnie wzmacnia skuteczność zatrudniania.