Outsourcing IT - Vorteile und Nachteile

Immer mehr Unternehmen, die Kosten optimieren wollen, nutzen Outsourcing. Die Delegierung eines Teils der Prozesse an ein externes Unternehmen ermöglicht nicht nur Einsparungen, sondern auch die Effizienz und Qualität des IT-Services verbessert und erhebliche Risiken vermieden werden. Wie funktioniert IT-Outsourcing und welche Vor- und Nachteile hat es?

Kurz gesagt, IT-Outsourcing besteht darin, einige Aufgaben an ein externes Unternehmen zu delegieren, das auf eine bestimmte Art von Dienstleistungen und Prozessen spezialisiert ist. Organisationen unternehmen diesen Schritt aus einer Vielzahl von Gründen. Am häufigsten mangelt es an ausreichenden Ressourcen und eigener IT-Infrastruktur sowie dem Wunsch, hohe Rekrutierungskosten zu vermeiden. Outsourcing kann verschiedene Aktivitäten umfassen, wie z. B. Serveradministration, Computernetzwerkadministration, Fehlerbehebung oder Gerätewartung. Die Auslagerung problematischer Aufgaben an einen richtig ausgewählten Partner macht diese meistens schneller, billiger und effizienter.

Bemerkenswert ist jedoch, dass die Zusammenarbeit mit einem Outsourcer nicht darin besteht, Aufgaben ad hoc zu beauftragen, sondern langfristig angelegt ist. Unternehmen, die Outsourcing nutzen, entscheiden sich in der Regel dafür, ausgewählte Prozesse dauerhaft oder für einen vorgegebenen, aber immer langen Zeitraum zu delegieren.

Es gibt verschiedene Modelle und Methoden zur Klassifizierung von IT-Outsourcing – Vor- und Nachteile ergeben sich auch aus der richtigen Anpassung an die Organisation. Die Auswahl der richtigen Lösung hängt jedoch immer von den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens ab: Art und Anzahl der Prozesse, die es delegieren möchte, seinen personellen und materiellen Ressourcen und den Zielen, die es damit erreichen möchte.

IT-Outsourcing kann in vollständiges und selektives Outsourcing unterteilt werden. Im ersten Fall wird die gesamte IT-Infrastruktur und deren Service in die Zentrale des Outsourcers verlagert. Im zweiten (und gängigsten) Prozess werden spezifische Prozesse für das Outsourcing ausgewählt. In der Regel handelt es sich dabei nicht um wesentliche Aufgaben für das Funktionieren und die Entwicklung eines Unternehmens, sondern um Aufgaben, die viel Zeit und Ressourcen erfordern und leicht von anderen übernommen werden können.

Die zweite Klassifizierungsmethode ist die Unterteilung in Mitarbeiter-Outsourcing und Body-Leasing. Im ersten Fall ist es der Outsourcer, der das Team des Kunden am Hauptsitz aufbaut. Im zweiten Fall stellt das Unternehmen Spezialisten mit spezifischen Kompetenzen ein, um an einem bestimmten Projekt von einem Outsourcer mitzuarbeiten. Diese Lösung bedeutet, dass die Organisation keine kostspieligen Rekrutierungen durchführen und dann die Verträge mit dem Mitarbeiter nach Projektende kündigen muss. Auf diese Weise wird auch das Risiko verringert, eine Person mit nicht übereinstimmenden Kompetenzen einzustellen, was häufig bei weniger technologisch versierten Unternehmen der Fall ist. Alle Formalitäten verbleiben dann beim entsendenden Unternehmen, und die Beschäftigung in einem solchen Modell bietet große Flexibilität.

Beim Outsourcing ist auch der Standort des Firmensitzes wichtig. So zeichnen sich Nearshoring und Offshoring aus. Nearshoring besteht darin, Aufgaben an einen Ort zu delegieren, der relativ nahe am Standort des Kunden liegt (z. B. in einem anderen europäischen Land). Beim Offshoring befinden sich die Räumlichkeiten des Outsourcers in der Regel an einem abgelegenen Ort wie Indien oder den Philippinen. Diese Art der Behandlung ermöglicht Unternehmen erhebliche Einsparungen, obwohl die geografischen und sprachlichen Barrieren größere Risiken bergen.

Wie hoch die IT-Outsourcing-Kosten sind, ist schwer klar zu definieren – die Vor- und Nachteile gelten auch für die Kosten und deren Ermittlung. Es hängt von vielen Faktoren ab, wie dem gewählten Modell und Umfang der Zusammenarbeit, der Art der Dienstleistung, Ausrüstung für ihre Umsetzung und die Zahl der Mitarbeiter erforderlich. In der Regel werden sie auf Stunden- oder Teilzeitbasis abgerechnet. Manchmal werden auch bestimmte Aufgaben und Dienstleistungen geschätzt. Alle finanziellen und technischen Vereinbarungen werden dann in Form eines SLA-Dokuments (Service Level Agreement) festgehalten.

Es sollte jedoch nicht vergessen werden, dass der häufigste Grund für den Einsatz von Outsourcing die Kostenoptimierung ist. Aufgaben zu delegieren ist in der Regel deutlich billiger als Recruiting durchzuführen, Hard- und Software einzukaufen und Mitarbeiterschulungen zu organisieren. Außerdem ist die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes und Arbeitsmittels, eines Firmentelefons, eines Laptops, lohnabhängiger Leistungen und die Organisation einer Vertretung bei vorübergehender Abwesenheit eines Arbeitnehmers erforderlich. Sowohl die Fähigkeiten der Teammitglieder als auch die IT-Infrastruktur erfordern eine ständige Aktualisierung und kontinuierliche Verbesserung der Leistung, was typischerweise einen erheblichen Teil des Budgets verbraucht.

Der Aufbau eines eigenen IT-Teams ist daher sehr aufwendig, erfordert viele Kompetenzen und damit – auch riskant. Oft stellt sich nach einer genauen Berechnung heraus, dass dank Outsourcing deutlich bessere Ergebnisse erzielt werden können. Die Aufgaben werden dann schneller, kostengünstiger und effizienter erledigt und die Risiken einer erfolglosen Rekrutierung oder der Anschaffung falscher Geräte werden auf ein Minimum reduziert.

Damit IT-Outsourcing effizient funktioniert und spürbare Vorteile bringt, ist es jedoch wichtig, einen Partner sorgfältig auszuwählen. Wenn Sie sich noch immer nicht für eine Zusammenarbeit mit einem bestimmten Outsourcer entschieden haben, kontaktieren Sie uns bitte. Wir helfen Ihnen, Ihren Bedarf zu analysieren, schlagen vor, für welches Outsourcing-Modell Sie sich entscheiden sollten und mit welcher Art von Unternehmen Sie zusammenarbeiten.

 

Der obige Artikel „IT-Outsourcing – Vor- und Nachteile“ erschöpft das Thema nicht vollständig, aber wir glauben, dass er Ihnen eine Idee gegeben hat, wie Sie sich gut vorbereiten können, um diesen Service in Ihrer Organisation zu nutzen.